FI-Admin es un sistema para la gestión de fuentes de información de la BVS. Se utiliza para las fuentes de información de sitios (LIS), eventos científicos (DirEve), recursos multimedia y algunos tipos de documentos para LILACS.

Para LILACS, el módulo de Registros Bibliográficos de FI-Admin se utiliza para la iniciativa LILACS-Express y ha reemplazado al antiguo sistema utilizado por los editores para enviar artículos a LILACS, así como a LILDBI-Web, utilizado por los Centros Cooperantes para revisar y complementar los registros enviados por los editores.

Permite la descripción e indexación de documentos de acuerdo con la Metodología LILACS, además de la carga de textos completos en formato PDF en el servidor de BIREME/OPAS/OMS.

Es importante recordar que a pesar del cambio tecnológico de LILDBI-Web a FI-Admin, seguimos adoptando la Metodología LILACS para la descripción e indexación. Por lo tanto, la navegación y visualización de datos son diferentes, pero la forma de completar los campos sigue siendo la misma.

FI-Admin, al igual que LILDBI-Web, adopta las terminologías:

• Fuente para identificar los fascículos.
• Analíticas para identificar los artículos del fascículo.

Sobre el estado actual de implementación de FI-Admin para LILACS:

• Solo para registros LILACS-Express incluidos por los editores.
• Revistas que no son LILACS-Express, LILACS-Express SciELO y otros tipos de documentos (tesis, monográficos y no convencionales) podrán ser incluidos en FI-Admin en etapas futuras.
• Importante: solo revisar la revista disponible en FI-Admin y no crear nuevos fascículos de otras revistas que la biblioteca indexa para LILACS.

 

Revisión de la descripción e indexación de registros con estado LILACS-Express en el sistema FI-Admin

 

Acceso al sistema

Acceda a http://fi-admin.bvsalud.org/ e inicie sesión en el sistema.

En la pantalla inicial, encontrará:

• Menú del sistema (barra verde) con las opciones:
  • Registros bibliográficos: módulo donde creamos los registros de los artículos de la revista.
  • Idioma seleccionado para el sistema (disponible en inglés, portugués o español).
  • Nombre de usuario y código de la institución en la red BVS.

 

• Panel de control
  • • Acciones recientes: historial de modificaciones realizadas por el usuario (en el primer acceso estará vacío)
    • Área de comunicación y avisos a la red

En el menú, haz clic en «Registros bibliográficos» para comenzar el trabajo.

 

 

Revisión de los datos del fascículo/fuente

Revisar datos de volumen, número y fecha de publicación del fascículo y publicar.

 

Revisar si los datos del fascículo descrito están correctos. En caso contrario, copiar los datos de la fuente y pegarlos en la caja de búsqueda en la pestaña «Todos los registros» y buscar el fascículo.

 

 

 

Revisión de datos de los artículos/analíticas

Para iniciar la revisión de cada uno de los artículos del fascículo, repita siempre los siguientes pasos:

En «Registros Bibliográficos», haga clic en la pestaña «Indexado por mi centro» para ver los artículos incluidos por el editor.

 

Se al acceder a la pestaña «Indexado por mi centro» no hay registros pendientes y usted sabe que la revista forma parte de la iniciativa LILACS-Express porque es SciELO o porque el editor le informó que forma parte, realice una búsqueda en el cuadro de búsqueda utilizando el título abreviado de esa revista.

Esto puede ocurrir porque probablemente el título de la revista cambió con el tiempo y los registros que ya estaban en LILACS mantuvieron el título abreviado antiguo.

 

Por ejemplo:

 

 

Para iniciar el proceso de revisión, haga clic en el número del artículo o en el ícono de edición (lápiz).

 

Revisar todos los campos completados por el editor y completar los datos faltantes en cada área del registro: Metadatos, Indexación, Texto completo, Biblioteca, Recursos relacionados y Datos de investigación.

 

 

Metadatos

En «Metadatos», revise todos los campos.

Tenga en cuenta que el formulario de Metadatos está subdividido en áreas. Haga clic en los enlaces en azul para visualizar o ocultar los campos de cada sección.

 

La mayoría de los campos tienen un «Asistente de campo«, que es una nueva ventana que se abre para registrar los datos.

Cuando haya correcciones que realizar, haga clic sobre el área del campo para abrir el asistente. Después de revisar los datos, haga clic en «Guardar».

 

Base de datos

 

Validar utilizando Metodología LILACS

Mantener seleccionado para realizar comprobaciones según la Metodología LILACS.

Indexado en:

LILACS ya está preseleccionado en registros LILACS-Express, sin embargo, siempre verifique si está seleccionado.

Incluir otras bases en las que este registro debe ser incluido.

Información general

 

Status:

En el campo de estado aparece el término LILACS-Express porque este registro ya ha sido publicado en LILACS con este estado (el documentalista no puede editar este campo).

Tipo de registro:

Mantener Material textual (tipo aceptado para LILACS)

 

Forma del ítem:

Mantener Electrónico

 

Tipo de publicación periódica:

Mantener Revistas

 

Nivel Analítico

 

Autor personal

• Incluir todos los autores presentes en el artículo con sus respectivas afiliaciones institucionales.
  • Los niveles de afiliación se registran desde el nombre de la institución hasta el departamento.
• Siempre que haya un autor personal y un autor institucional, incluir únicamente al autor personal.
• Excepción: Para el tipo de publicación «Directrices» se permite la inclusión de ambos autores, personal e institucional.

 

• Atributos:
  • 1: Afiliación a nivel jerárquico más general: Universidad de São Paulo
  • 2: Afiliación institucional en segundo nivel: Facultad de Medicina
  • 3: Afiliación institucional en tercer nivel: Departamento de Cirugía u otra subdivisión, cuando corresponda
  • c: Cidade: São Paulo
  • p: País: Brasil
  • r: Grado de responsabilidad: eliminar siempre que el editor incluya «aut»: autor. Usar solo si es necesario

Autor institucional

No es común en artículos de revista. Registrar el nombre presente en el documento. Excepción son nombres de instituciones gubernamentales en la cual se hace entrada normalizada por el nombre del país, estado o ciudad.

Autor institucional se adopta comúnmente para guías, protocolos y directrices de práctica clínica.

Título

• Incluir título en todas las versiones presentes en el artículo y seleccionar el idioma de cada versión.
• Incluir título como presentado en el documento, pero siguiendo normas gramaticales vigentes en cuanto al uso de letras mayúsculas y minúsculas. Es decir, mayúsculas solo para inicio de párrafo, nombres propios, siglas y acrónimos.

Título traducido

Cuando la publicación no tenga título en inglés, el documentalista deberá traducir y registrar este campo.

 

Páginas

• Páginas: Utilizar solamente cuando el artículo no tenga paginación o cuando la paginación sea irregular, colocando la página inicial y final entre corchetes. Cuando haya indicación de inicio y fin de páginas, eliminar el contenido de este campo
• Número inicial: Primera página del artículo
• Número final: Última página del artículo
• Identificador de ubicación electrónica: Registrar la paginación electrónica (e-location) cuando la revista tenga flujo continuo de publicación y haya un código de paginación electrónica en sustitución de la paginación tradicional.

 

Informaciones Complementarias

 

Información descriptiva

Em Otros detalles físicos, completar con las siglas según la tabla a continuación. En caso de que el documento tenga más de una de las opciones, hacer clic en «Agregar información descriptiva» para incluir una nueva ocurrencia.

Ilustraciones (fotos, dibujos, pinturas y figuras)	ilus
Mapas	mapas
Tablas	tab
Gráficos	graf

Idioma del texto

• Verificar si todos los idiomas presentes en el documento han sido incluidos en la descripción

Notas

Incluir notas normalizadas conforme AACR2 siempre que sea necesario.

 

Datos de contenido

 

Nombre del registro del ensayo clínico

Todo ensayo clínico debe haber sido registrado en una base de datos específica para este fin. Incluir estos datos siempre que estén disponibles en el artículo.

• Base de datos: elegir la opción según esté presente en el documento
• Número de registro
• URL: para el registro en la base de datos de ensayos clínicos.

Palabras clave del autor

Verificar si todas las palabras clave han sido incluidas en todos los idiomas disponibles por separado. Si alguna falta o si las palabras están todas juntas, incluir nuevas ocurrencias haciendo clic en «Agregar palabras clave del autor».

Siempre definir el idioma de cada palabra clave.

• Palabra clave
• Calificador
• Idioma

 

Resumen

Verificar si el resumen completo ha sido incluido en todos los idiomas disponibles, con la identificación correcta del idioma.

 

Indexación

Descriptores Primarios y Secundarios

Después de finalizar la revisión de la descripción bibliográfica, acceder a la pestaña de «Indexación».

Hacer clic en el área de los descriptores en «Seleccionar mediante búsqueda» para visualizar el cuadro de búsqueda e identificar los descriptores y calificadores a ser utilizados.

Definir si el descriptor será primario seleccionando el ítem ¿Primario?.

Se recomienda adoptar un máximo de 6 descriptores primarios y 20 descriptores secundarios. Agregar descriptores, tantos como sean necesarios para describir el contenido del documento.

 

Buscar por el tema. No es necesario escribir el descriptor completo, ya que al comenzar a escribir, se presentarán descriptores con las letras ya ingresadas.

 

El resultado será similar a la imagen debajo:

 

Campos adicionales de indexación

 

Tipo de publicación

Utilizado para indexar el formato del estudio realizado y la forma de presentación del contenido. Siempre buscar los tipos de publicación en DeCS para leer su definición y notas de indexación antes de utilizarlo.

Descriptores pre-codificados

Utilizado en casi todos los registros bibliográficos. Siempre buscar los pre-codificados en DeCS para leer su definición y notas de indexación antes de utilizarlos.

Identifica:

• Sujetos de investigación
  • Género
  • Edad
  • Humano ou animal
• Períodos históricos

 

Alcance temporal (desde)

Utilizado en artículos históricos o artículos en los cuales se destaca la delimitación temporal del estudio.

Alcance temporal (hasta)

Utilizado en artículos históricos o artículos en los cuales se destaca la delimitación temporal del estudio.

Individuo como tema

Utilizado en artículos históricos y biográficos. Adoptar estos tipos de publicación en el campo correspondiente.

Región no DeCS

Utilizado para indicar nombres de Estados, Ciudades, Regiones y Localidades. Utilizar siempre que sea pertinente.

Institución como tema

Utilizado en artículos históricos con el tipo de publicación «Artículo histórico».

 

Texto completo

Sempre verificar se la URL está funcionando y corresponde al registro bibliográfico.

Si hay problemas para acceder al enlace y la revista no tiene un sitio web propio, contactar al editor de la revista y notificar a la Unidad LILACS para posible apoyo.

 

Verificar si todos los atributos fueron completados correctamente. Especialmente el idioma del documento.

 

Biblioteca

 

Localización del documento

Incluir datos de localización del documento en el acervo físico de su biblioteca.

• Excepción: Ningún artículo de revista debe contener estos datos ya que se recupera a través de SeCS-Seriados en Ciencias de la Salud.

Base de datos

Cuando corresponda, incluir bases de datos locales en las cuales se debe incluir el registro.

Número de ubicación

Nota interna

Descriptores locales

Incluir descriptores locales si la red para la cual contribuye utiliza otro glosario o vocabulario controlado adicional al DeCS. Ejemplo:

• Tesauro MS
• Taxonomía del SUS y otros
• Terminología en Psicología

 

Evento/Proyecto

Revisar los datos del evento y del proyecto y completarlos en caso de que correspondan al documento descrito.

Ao finalizar toda la revisión de la descripción y realizar la indexación, hacer clic en el botón «Publicar».

Publicación

Para finalizar, haga clic en «Publicar«.

Al publicar los artículos en FI-Admin, serán procesados y estarán disponibles para búsqueda en LILACS después del procesamiento. Registros «publicados» hasta:

• Lunes a las 17:00: estarán disponibles para búsqueda el jueves.
• Viernes a las 17:00: estarán disponibles para búsqueda el lunes.

El artículo solo podrá ser publicado en LILACS si todos los campos obligatorios y esenciales están completos. Si falta algún campo, el sistema indicará lo que falta.

 

Después de revisada la primera analítica/artículo, iniciar revisión de los próximos artículos del fascículo.