FAQ LILACS-Express
LILACS-Express es el proceso de contribución y actualización de la base de datos con los nuevos artículos publicados por las revistas indexadas, sin la necesidad de esperar la publicación de otros artículos del volumen o número de la revista. Al tratarse de un proceso express, solo están disponibles datos básicos y el enlace al texto completo del artículo, y los registros con el estado LILACS-Express se consideran incompletos, ya que necesitan la revisión de los datos de catalogación y de los términos que describen el contenido/tema del artículo.
Características principales:
• Rapidez en la divulgación: Los artículos se registran rápidamente, permitiendo el acceso inmediato a descubrimientos científicos recientes, incluso antes de la publicación completa del número de la revista.
• Actualización posterior: Después de la publicación de los artículos en LILACS, los registros son revisados y enriquecidos con información adicional, incluyendo la indexación temática con el tesauro DeCS/MeSH y otros datos descriptivos.
• Participación de la Red LILACS: Editores, miembros de equipos editoriales y profesionales de la información de los centros cooperantes colaboran en la revisión y actualización de los datos en el sistema de gestión de bases de datos.
• Recolección y carga automatizadas: Procedimiento realizado según los estándares internacionales para datos bibliográficos e interoperabilidad, acordados entre la institución proveedora de los datos y BIREME/OPS/OMS.
La iniciativa LILACS-Express, aunque está enfocada en revistas indexadas en LILACS, también se aplica a otras bases bibliográficas como BDENF y VetIndex. Además, otros tipos de documentos pueden recibir el estado de registro LILACS-Express si no tienen el campo de Descriptor Primario lleno con términos DeCS/MeSH.
Categoría: LILACS-Express
LILACS-Express es importante porque optimiza y acelera el proceso de actualización de los artículos en la base de datos LILACS, amplía el tiempo de exposición del artículo y facilita el proceso de cooperación, tanto para editores, miembros de equipos editoriales y bibliotecarios de los Centros Cooperantes de la Red LILACS
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El proceso LILACS-Express involucra a cuatro actores:
1) Editores o miembros de equipos editoriales de revistas indexadas en LILACS y bases de datos que adoptan la Metodología LILACS, que incluyen en el sistema de gestión de fuentes de información de BIREME (FI-Admin) o proporcionan servicios de recopilación de datos para la recolección;
2) Profesionales de la información de Centros Cooperantes que revisan la curaduría, catalogación y realizan la indexación temática de los documentos adoptando la Metodología LILACS;
3) BIREME, que mantiene servidores, sistemas en línea y actualizados, y realiza la recolección, procesamiento y publicación de las bases de datos y sus interfaces de búsqueda;
4) Autores de artículos publicados e investigadores que pueden revisar los datos e informar sobre inconsistencias o desactualizaciones de los datos en LILACS.
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Una revista será parte de la iniciativa LILACS-Express si es aprobada para su indexación después del Proceso de Evaluación y Selección de Revistas de LILACS Brasil o por procesos de evaluación realizados por las coordinaciones de LILACS.
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LILACS es la base de datos y LILACS-Express es un procedimiento realizado para la recolección automática de datos y el estado del registro que indica que el documento ha sido registrado con datos básicos y un enlace al texto completo, tal como lo proporcionó el editor.
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Los editores de las revistas indexadas en LILACS deben comenzar obligatoriamente su cooperación y mantener la actualización de los artículos de su revista en la base de datos, ya que en caso de retraso, la indexación de la revista podría ser suspendida.
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Los editores y miembros de los equipos editoriales de las revistas indexadas en LILACS son los responsables del envío/ingreso de datos. En el caso de recolecciones de SciELO.
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La entrada de datos (contribución a la base de datos LILACS) puede hacerse de las siguientes maneras:
- Creación manual de los registros dentro del sistema de gestión integrada FI-Admin. Acceda a la documentación específica a través de la página sobre la Metodología LILACS;
- Recolección de datos y carga automatizada:
La BIREME/OPS/OMS realiza la recolección automatizada de los datos proporcionados por el editor. Actualmente, las recolecciones en curso son de las colecciones SciELO y se están evaluando otras plataformas.
La institución que suministra los datos se compromete con la cantidad y calidad de los mismos, así como con el suministro continuo de datos actualizados en el servicio de recolección y con la capacitación de profesionales para responder rápidamente a las demandas de adecuación de los datos.
Requisitos mínimos para evaluar la viabilidad de recolecciones periódicas:
- Disponibilidad de un servicio de recolección con estándar OAI-PMH;
- Metadatos con estándar Dublin Core calificado, DIM, MODS u otro con igual o mayor disponibilidad y calidad de datos;
- Puntualidad en la publicación y actualización continua del servicio de recolección;
- Cantidad mínima de artículos al año según el criterio de selección y permanencia de LILACS.
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El editor o miembro del equipo editorial debe seguir el proceso de publicación de los artículos y, en caso de retrasos o inconsistencias, contactar al coordinador nacional de LILACS para verificar la situación.
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Sí. No obstante, se aplica una regla a ambos: todos los editores de revistas indexadas en LILACS deben adherirse a la iniciativa LILACS-Express y comprometerse a la rápida actualización y mantenimiento de los datos en el sistema de gestión de la BIREME/OPS/OMS.
Los editores de revistas impresas se comprometen a realizar la entrada y mantenimiento manual de datos básicos, así como a cargar (subir) los textos completos de cada artículo en el sistema FI-Admin.
Los editores de revistas electrónicas se comprometen a realizar la entrada y mantenimiento manual de datos básicos y la carga (subida) de los textos completos de cada artículo en el sistema FI-Admin, o a ofrecer un servicio de recolección de datos básicos (OAI-PMH) con completitud y consistencia de datos que permita la carga automatizada. También deben comprometerse a la persistencia del enlace, es decir, al acceso al contenido las 24 horas del día, los siete días de la semana, a la preservación digital de los artículos mediante la adopción de estándares y sistemas adecuados, y al mantenimiento y actualización manual de datos en el sistema FI-Admin en caso de cualquier indisponibilidad o inconsistencia en los datos proporcionados anteriormente.
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La BIREME recopila los datos de las revistas de las áreas de Ciencias de la Salud y Psicología indexadas en SciELO para su carga mensual en la base de datos LILACS.
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Los Centros Cooperantes siguen siendo responsables de revisar la catalogación y realizar la indexación temática de los artículos de las revistas.
La curaduría y la calidad de los datos después de la publicación de los registros en LILACS también son responsabilidad del CC. Para corregir enlaces rotos en los textos completos u otros datos inconsistentes, acceda al sistema FI-Admin. Si tiene dificultades para editar un registro con estado de “publicado”, comuníquese con el equipo de LILACS.
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La periodicidad de actualización varía según la modalidad de ingreso de datos en la base de datos LILACS:
• Recolección y carga de datos de plataformas como SciELO y DSpace: mensual.
• Ingreso manual de datos por parte de los miembros de los equipos editoriales de las revistas indexadas en LILACS utilizando el sistema FI-Admin: diaria. La puntualidad en la contribución es responsabilidad del editor.
En ambos casos, el plazo de procesamiento y publicación en la interfaz de búsqueda es de 2 (dos) días.
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Sí. Haz clic en ‘Texto completo’ para acceder al contenido de los documentos.
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Esto puede deberse a que algún paso en el proceso automatizado pudo haber sido alterado o presentar inestabilidad, ya sea por problemas de disponibilidad de internet en el momento de la recolección o cambios en los servidores y servicios de recolección de las instituciones proveedoras de datos.
El editor o cualquier miembro del cuerpo editorial debe monitorear la actualización mensual para evitar la falta de actualización y la consecuente indisponibilidad de los artículos de la revista en LILACS, lo cual podría llevar al cese de la indexación.
El coordinador nacional o temático de LILACS también tiene la responsabilidad de llevar a cabo este monitoreo.
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Sí. La indización, es decir, la asignación de descriptores que representan el contenido de los artículos, sigue siendo realizada por los Centros Cooperantes de la red LILACS de manera descentralizada y de acuerdo con sus atribuciones y responsabilidades. Por lo tanto, la referencia bibliográfica del artículo, una vez indexado, se convierte en un registro completo según la Metodología LILACS.
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Después de la revisión de la catalogación y la indexación temática de los registros que estaban con el estado LILACS-Express, los registros se consideran completos y el estado del registro se actualiza a “Publicado”. Para el usuario investigador, la diferencia radica en una recuperación que incluye descriptores DeCS/MeSH y datos descriptivos más confiables después de su revisión.
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