Nancy Sánchez Tarragó

 https://orcid.org/0000-0002-5114-6072

Universidade Federal de Rio Grande do Norte (UFRN)

Departamento de Ciência da Informação

Nancy.sanchez@ufrn.br

 

    1. Introducción

 

Las revistas científicas constituyen parte fundamental del sistema de comunicación científica, junto con otros vehículos como los libros, los trabajos de eventos, los preprints, datos, software, entre otros. La fundación en 1665 de las primeras revistas académicas (Journal des Sçavans y Philosophical Transactions) inició toda una tradición que combina funciones de registro, diseminación, certificación y archivo de conocimientos, que se mantiene inalterada en su esencia hasta los días de hoy.(1) 

Desde Europa, las revistas científicas, con sus funciones y tradiciones, se expandieron a los diferentes lugares del mundo, asumiendo características específicas. En varios países de Europa y en Estados Unidos, por ejemplo, desde la década de 1960 aproximadamente, predominan las revistas científicas comerciales, muchas de ellas editadas por oligopolios con grandes márgenes de lucro.(2) Estas empresas tienen departamentos y empleados que realizan de manera profesional la mayoría de las funciones y procedimientos que conforman la gestión y producción editorial. Las revistas comerciales también predominan en los índices bibliográficos e de citas (como Web of Science y Scopus) que pautan los criterios de calidad de las revistas, marcan su reputación y con ella, la de los investigadores que utilizan esos canales. Adicionalmente, las revistas han ido pasando de cobrar por leer, a cobrar por publicar, creando nuevas inequidades(3).

En contraste, en la región de América Latina no se ha desarrollado un circuito comercial para las revistas científicas, las cuales continúan siendo editadas principalmente por universidades, subvencionadas por fondos públicos y sustentadas en gran medida por los esfuerzos voluntarios de profesores, investigadores y otros funcionarios de esas instituciones. Los objetivos principales que guían a estas revistas, por tanto, no son económicos, sino asociados a una comprensión del conocimiento como bien común. Las revistas de esta región también transitaron casi de manera natural hacia el acceso abierto (de impresas, pasaron a ser electrónicas, colocando sus contenidos libremente en Internet). América Latina fue pionera en desenvolver iniciativas encaminadas a lograr, cooperativamente, una difusión ampliada de la producción científica de la región, en aras de conseguir mayor visibilidad y accesibilidad, así como una reducción de las brechas e inequidades sociales, económicas y epistémicas, dentro de la región y con respecto a otras regiones. (4,5) 

LILACS, SciELO, Redalyc, CLACSO, AmeliCA, entre otras, son iniciativas creadas para promover también una mayor calidad en la edición de las revistas, así como mediciones de la ciencia alternativas a las impuestas por los países desarrollados, buscando salir del círculo vicioso en que menor calidad y accesibilidad, implica menor visibilidad, menor uso, menor reconocimiento y, por tanto, menor posibilidad de atraer artículos de calidad, financiamiento y, una vez más, alcanzar reconocimiento e impacto académico y social.  Al final, queremos contribuir con la ciencia nacional, regional e internacional y para eso se requiere que las revistas sean leídas y valorizadas. 

Como parte de los esfuerzos promovidos por LILACS (Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud) para elevar la calidad de los procesos editoriales de las revistas científicas de América Latina y el Caribe, en el marco del webinar Buenas prácticas en procesos editoriales LILACS 2020 proferí una conferencia (6) de la cual el presente capítulo constituye una versión ampliada. Su objetivo es caracterizar las principales etapas que constituyen la gestión científica y editorial de las revistas, sus participantes y funciones, procurando mostrar buenas prácticas en la organización y gestión de los procesos editoriales.

 

     2. La revista científica contemporánea: funciones y expectativas

 

¿Qué es una revista científica? Según la norma ISO 8:2019 (7) una revista es una publicación seriada, que se repite en intervalos regulares de tiempo, en formato impreso o electrónico, dedicada a diseminar investigaciones originales y otros tipos de contribuciones acerca de los desarrollos de una disciplina, subdisciplina, campo de estudio o profesión, con el propósito de ser publicada indefinidamente, sea cual sea su periodicidad. 

Su papel como canal de comunicación científica cobra cada día mayor importancia en la mayoría de las áreas de conocimiento. Durante los últimos 20 años, diversos estudios han indagado en las necesidades y motivaciones de los investigadores con relación a las revistas científicas. Estas varían según sean autores o lectores, pues el grado de solapamiento entre estos dos papeles sufre influencia de factores tales como el tamaño de la disciplina. Por ejemplo, en un campo relativamente pequeño como el de Física teórica se estima un 100% de superposición, sin embargo, en campos como el de medicina o enfermería, los lectores serán mucho más numerosos que los autores.(8) 

Las investigaciones muestran que los autores contemporáneos publican principalmente para difundir sus ideas, y luego, para construir una reputación, promover su carrera y conseguir financiamientos.(1,8) La construcción de reputación está asociada al registro y reconocimiento público de una contribución mediante su publicación en revistas percibidas como de prestigio y «alto impacto». En los últimos 30 años ha habido cada vez mayor interés de los sistemas nacionales de evaluación y financiamiento de la ciencia por medir el desempeño de los investigadores a través de indicadores cuantitativos de producción de artículos y citas. Esto ha conducido en muchos casos a distorsiones como el “publicar o perecer” y al abuso del indicador factor de impacto, desarrollado por Eugene Garfield para los índices bibliográficos que se encuentran dentro de la Web of Science, que se ha convertido en un indicador preferido de estos sistemas de evaluación para estimar la calidad e impacto de las revistas, e indirectamente, de los autores que en ellas publican. (9)  

Las principales características que los autores tienen en cuenta para seleccionar la revista donde publicar son calidad y reputación, relevancia, calidad de la revisión por pares y velocidad de publicación. Además de una evaluación ágil, justa y bien argumentada y una publicación rápida, los autores esperan una edición diligente, cuidadosa y fiel al original.(8, 10) Estudios recientes sugieren que el status de acceso abierto también está emergiendo como un factor secundario importante, sobre todo si no implica pagos por procesamiento de artículo (APC-article processing charge). (8)

Para los lectores, por otra parte, las cuatro funciones tradicionales de las revistas científicas (registro, diseminación, certificación y archivo de conocimientos) son esenciales. El registro les permite evaluar quienes son los autores en un dominio científico; la certificación les permite seleccionar información según su calidad y confiabilidad; la función de diseminación permite clasificar a las revistas según su especialidad, enfoque y secciones, mientras que el archivo de artículos permite la existencia de un depósito de conocimientos que puede ser accedido y consultado a lo largo del tiempo(1). También, los autores esperan encontrar temas actuales y relevantes, en textos bien escritos y presentados(10). En años más recientes, en el marco de movimientos como los de acceso abierto y ciencia abierta, también se constituyen como expectativas no solo tener acceso a los textos, sino también a materiales complementarios como conjuntos de datos, recursos multimedia, entre otros. Instituciones y agencias financistas a las cuales están vinculadas los autores/lectores están también interesadas en que las revistas realicen sus funciones adecuadamente. 

Para cumplir las expectativas de autores, lectores e instituciones, dos actores son fundamentales en la cadena de suministro de comunicación científica: los editores, que son responsables por gestionar el control de calidad, la producción, la distribución y la conservación a largo plazo de los contenidos, y los bibliotecarios, en principio, responsables de gestionar el acceso y navegación al contenido, pero que actualmente comparten con los editores otras funciones como la normalización, indexación, publicación, diseminación y preservación de contenidos. Naturalmente, estos dos actores trabajan en conjunto y colaborativamente con muchos otros actores durante diferentes etapas de los procesos editoriales.

Entre las transformaciones más significativas que se observan en las últimas décadas con relación a las revistas científicas están la transición del formato impreso al electrónico y el protagonismo de los movimientos de abertura, orientados fundamentalmente a la publicación de revistas de acceso abierto y al depósito de artículos, preprints y datos en repositorios de acceso abierto. Esto ocurre en un contexto de marcada mercantilización de los productos intelectuales, de consolidación de oligopolios editoriales y de un énfasis cada vez mayor en sistemas de evaluación y financiamiento de las actividades científicas que mide el desempeño de los investigadores por la publicación en revistas de calidad. Muchas veces esta calidad ha sido casi que exclusivamente asociada a la indexación de la revista en índices o bases de datos como Web of Science y Scopus y a la obtención de indicadores específicos, como por ejemplo, el factor de impacto, a pesar de las críticas y limitaciones de su uso.(11) 

No obstante, existe cierto consenso de lo que debe regir la calidad de una revista para que cumpla sus funciones y satisfaga las expectativas de la comunidad científica y la sociedad en general: calidad del cuerpo editorial, integridad del proceso de evaluación de los artículos, adopción de normas, regularidad en la periodicidad, utilización de herramientas de gestión modernas que contribuyan con procesos más ágiles, eficientes y transparentes, así como metadatos y archivos de textos completos en formatos que favorezcan la interoperabilidad y una amplia diseminación. 

En las próximas secciones veremos cómo editores, bibliotecarios y otros miembros del equipo editorial gestionan y participan de procesos editoriales para garantizar la calidad y la relevancia de las revistas científicas.

   3. La gestión de las revistas científicas y el proceso editorial

La gestión de una revista científica implica dos grandes áreas: la gestión científica y la gestión de la producción editorial. La primera incluye los procesos de certificación científica fundamentados en la evaluación de los manuscritos y la selección y divulgación de resultados científicos que posean credibilidad y validez. La segunda etapa se refiere a los procesos de producción editorial, gerencia administrativa y financiera, marketing, divulgación, entre otros. (12). En este capítulo no me referiré a la gerencia administrativa y financiera.

Proceso editorial es el conjunto de procedimientos y actividades especializadas, organizadas con el objetivo producir y distribuir una publicación (Figura 1). Se desenvuelve en una secuencia de etapas que no son necesariamente lineales, pues en ocasiones, para lograr avanzar hacia el objetivo final (la publicación y distribución), tendremos que retroceder a alguna etapa anterior, o desenvolver etapas simultáneamente. 

La mejor metáfora para ilustrar un proceso editorial es la de un engranaje conformado por diversas piezas: los miembros del equipo editorial, con sus competencias y tareas específicas, de cuyo trabajo con calidad depende el funcionamiento correcto de todo el proceso y la calidad final del producto, y las diferentes etapas y procedimientos que estos desarrollan.

 

Figura 1. Etapas generales del proceso editorial de una revista científica 

   

    3.1 ¿Quiénes son los participantes en el proceso editorial?

 

Un proceso editorial es un trabajo en equipo, donde participan diversos actores en diferentes papeles (Figura 2). Este trabajo en equipo comprende al autor; al editor, como figura genérica que puede incluir varias nomenclaturas y funciones (editor gerente, editor de sección, editor asociado) y a los miembros de comités y consejos editoriales (comité de políticas, comité científico). También incluye al corrector de estilo, al diseñador, al traductor y al bibliotecario, entre otros. Evidentemente, la separación de estos papeles y funciones va a depender de la estructura administrativa y organizativa de la revista, por ejemplo, si está incluida dentro de una casa editora que publica varias revistas, o si se trata de una única revista publicada por una institución, un departamento, o un individuo. En el primer caso, es muy probable que existan muchas de estas funciones separadas, desempeñadas por personas diferentes. En el segundo caso, como puede ser una revista editada por un departamento universitario, es bastante común que una misma persona acumule varias funciones. 

Vamos a ver seguidamente y de manera breve cuáles son las funciones de cada uno de estos actores en el proceso editorial.

 

Figura 2. Participantes del proceso editorial

 

Autor

 

El autor tiene un papel esencial en el proceso editorial. Aun cuando el trabajo de los editores, evaluadores y otros miembros de la revista sea fundamental para garantizar la calidad de los artículos y de la revista como un todo, la calidad inicial de la “materia prima” es crucial. Por eso, es sumamente importante que los autores se responsabilicen con la calidad formal y de contenido de sus manuscritos. Vázquez(13), en conferencia proferida en el marco del webinar Buenas prácticas en procesos editoriales LILACS 2019, destaca que un buen artículo debe presentar un contenido relevante, de interés, actualizado, novedoso, riguroso desde un punto de vista metodológico, pero también debe estar bien escrito, o sea, debe ser claro, conciso, utilizar correctamente el lenguaje científico y las normas de la lengua en que se está escribiendo. Estas cualidades le confieren credibilidad al manuscrito y aumentan sus oportunidades de ser aceptado, publicado y tener impacto científico y social. El autor debe también ser un participante activo del proceso editorial, manteniendo una comunicación ágil y respetuosa con el editor con quien debe interactuar en diversas fases del proceso editorial.

Editor y consejos asesores

 

La figura del editor, como mencioné anteriormente, puede incluir diversas funciones, algunas más gerenciales, otras, más académicas. También es posible que estas funciones sean compartidas entre varias personas. Para ver una nomenclatura más detallada de editores y sus funciones sugiero revisar Trzesniak (14). Es necesario tener en cuenta que en algunos países de Latinoamérica existe también la figura del director de revista, que en algunos casos podría ser equivalente al editor gerente. Si tenemos en cuenta las funciones de los editores gerentes o ejecutivos en muchas revistas científicas de países latinoamericanos puede decirse que al editor compete:

• Ejecutar la política editorial
• Controlar las dimensiones de calidad de la revista 
• Control ético de todos los procesos
• Gestión del proceso editorial
• Solicitar o encargar artículos cuando sea necesario
• Contacto y envío de manuscritos a los evaluadores
• Asignar tareas a los editores de sección
• Articulación con miembros del consejo editorial (corrector de estilo, diseñador, bibliotecario)
• Decisión final sobre la publicación de los artículos
• Crear los números de la revista, programar los envíos para su publicación, organizar el sumario y publicar el número como parte del proceso de publicación. 
• Organizar y supervisar los procesos de indexación, divulgación y evaluación de la revista

 

En sentido general, el editor (que muchas veces es un profesional o investigador de una disciplina especifica) debe ser capaz de adquirir una visión amplia y flexible del dominio científico que está dentro de la misión y alcance de la revista: sus métodos, procedimientos, conceptos, expresiones, las relaciones interdisciplinares, pero también las líneas de investigación, los autores más influyentes o más relevantes dentro de esa área, las instituciones o grupos de investigación. Esos conocimientos le servirán para poder “filtrar” los trabajos que reciba la revista, identificando sus limitaciones y potencialidades, pero también para poder identificar posibles evaluadores, editores de sección y autores que puedan contribuir con la revista.

El editor gerente también es el encargado de articular que el proceso editorial funcione como un engranaje, según la metáfora que utilizamos antes, y para eso debe velar por la consistencia, la uniformidad y la normalización en las prácticas y procesos editoriales. ¿Eso quiere decir que la edición de todos los artículos de una revista va a ocurrir de una manera idéntica? Claro que no. Puede suceder que algunos artículos nos obliguen a tomar decisiones diferentes y ajustadas a la circunstancia en cuestión, sin embargo, todo debe ocurrir dentro de un marco de prácticas y procesos consistentes y coherentes. Para establecer ese marco, las revistas se basan en políticas editoriales y en el establecimiento de normas y directrices que deben ser cumplidas por el equipo editorial y por los autores. Las políticas editoriales pautan, por ejemplo, la misión de la publicación, su público, su perfil editorial (temáticas, tipos de artículos), las formas de acceso a los contenidos (acceso abierto, por suscripción), los criterios y formas de evaluación de los manuscritos. También, establecen los aspectos relacionados con la propiedad intelectual de los artículos, las licencias de uso, así como las directrices que los autores deben cumplir al enviar los manuscritos. Más información sobre políticas editoriales puede ser consultada en la conferencia de Trzesniak en la edición 2020 del webinar Buenas prácticas en procesos editoriales.(15)

Es necesario tener en cuenta, como destaca Paula en conferencia realizada en el webinar Buenas prácticas editoriales LILACS 2019 (16) que la consistencia y normalización debe ser transversal a todos los procesos editoriales. La normalización permite, por ejemplo, mantener la consistencia en la estructura de los artículos científicos, en el formato de los datos de autoridad (autores, instituciones, titulaciones, etc.), en la utilización de estándares para identificación de autores, revistas y artículos (como ORCID-Open Researcher and Contributor ID, ISSN-International Standard Serial Number y DOI-Digital Object Identifier, respectivamente), en el estilo de referencias bibliográficas y en el formato de resúmenes, llamadas y pies de tablas e ilustraciones, entre otros elementos. Estas cualidades no solo van a reflejar y reforzar la credibilidad, transparencia e integridad de la revista y de las investigaciones publicadas, sino también van a permitir que los artículos puedan ser indexados en bases de datos y directorios, aumentando así la posibilidad de recuperación y acceso.

Es importante destacar que el trabajo del editor de una revista científica debe estar apoyado por uno o varios comités asesores, cuyos miembros son representantes de diversas instituciones que respaldan la revista. Algunas revistas tienen por lo menos dos cuerpos asesores: un comité editorial de políticas, responsabilizado por elaborar y aprobar las políticas editoriales y un consejo científico, que colabora con el editor en la selección de los artículos que serán publicados, la discusión de evaluaciones, la conformación de números temáticos, entre otras atribuciones.(14) (17)

 

Evaluador

 

Los evaluadores (llamados también de árbitros o revisores) son aquellos seleccionados e invitados por un editor para revisar un manuscrito. No tienen un vínculo permanente con la revista, ni necesariamente son miembros de los consejos asesores. Son personas con dominio específico sobre un tema en un momento determinado. Usualmente el editor selecciona un revisor porque este investiga y publica sobre los temas de interés de la revista. Puede ser un profesional en el área, aunque no tenga un título académico; o inclusive, un alumno de doctorado. La regla general es que posea demostradamente las competencias para realizar la revisión. Algunos estudios inclusive muestran que los investigadores en inicio de carrera tienden a proporcionar revisiones más detalladas y completas en comparación con investigadores sénior.(18) 

 

Corrector de estilo

 

La función de corrector de estilo es editar los manuscritos para mejorar la gramática y la claridad, así como la adhesión al estilo bibliográfico y textual de la revista. Este estilo debería estar materializado en un manual o guía de estilo para garantizar la consistencia de estos procesos a lo largo del tiempo, así como estar en correspondencia con las directrices que se dan a los autores. Algunas revistas tienen un editor o un editor de sección que desempeña este papel.

Diseñador

 

El diseño gráfico potencializa la comunicación. Es lo que ordena la percepción, lo que da un hilo conductor a la atención y a la lectura. Letras, números, colores, elementos gráficos y textuales son competencia del diseñador/diagramador/maquetador que organiza y distribuye estos elementos en la página y prepara, revisa, ajusta las figuras que componen el artículo, en correspondencia con las políticas de la revista. Actualmente, con el predominio de revistas electrónicas y multimedia, esta función también puede incluir la transformación de las versiones corregidas de los manuscritos en formatos HTML, PDF, XML, ePUB, entre otros. Es también una función que en algunas revistas es desempeñada por un editor u otro profesional que ha desarrollado competencias en esta área.

Traductor

 

Los criterios de calidad actuales para revistas científicas recomiendan que título, resumen y palabras clave de los artículos se incluyan en, por lo menos, dos lenguas (la original del artículo y el inglés). Para Latinoamérica, donde se habla principalmente español y portugués, es importante una política lingüística que incluya estos dos idiomas, más el inglés, como mecanismo de mayor inclusión. Aunque generalmente son los autores quienes deben proporcionar las versiones traducidas, algunas casas editoras cuentan con un traductor profesional para elaborar o revisar las traducciones o contratan ese servicio a terceros.

 

¿Y cuál es el papel del bibliotecario en el proceso editorial?

 

La importancia de la actuación de los bibliotecarios en los procesos de comunicación científica ha crecido de manera sostenida en los últimos 25 años, en paralelo con las transformaciones de la industria editorial: irrupción de las tecnologías digitales en la publicación de las revistas, el movimiento de acceso abierto a la información (con el auge de repositorios y portales de revistas de acceso abierto), así como la relevancia creciente de los metadatos y la interoperabilidad, de la preservación digital y de la indexación en bases de datos. Adicionalmente, los indicadores bibliométricos para evaluación de calidad y visibilidad de las revistas, las nuevas formas de divulgación en redes sociales y el marketing digital también tienen una importancia creciente en la comunicación científica y en los procesos editoriales. Todas estas áreas han requerido un reordenamiento de los equipos editoriales, e inclusive, de las misiones de las bibliotecas y sus profesionales.

Un aspecto interesante es que, con la utilización creciente de las tecnologías digitales en los procesos de edición, estos procesos dejaron de ser exclusivos de las casas editoras clásicas. Otros tipos de organizaciones, entre ellas las bibliotecas, incluyen estas funciones como parte de su estrategia para promover productos y servicios bibliotecarios, así como para apoyar la creación, diseminación y curaduría de trabajos científicos, artísticos y educativos. (19–21) Eso implica el desarrollo y ampliación de diversas competencias que abarquen, no solo conocimientos y habilidades más tradicionales en el ámbito bibliotecario como la normalización y el trabajo con metadatos, sino también conocimientos sobre comunicación científica y nuevos modelos de publicación, dominio de tecnologías digitales, gestión editorial, estudios métricos, marketing, entre otras. Actitudes de comunicación, trabajo en equipo, ética, creatividad y liderazgo también son importantes.(22–26)

Algunas investigaciones latinoamericanas han indagado acerca de las funciones y tareas concretas relacionadas con la edición de revistas científicas que llevan a cabo los bibliotecarios en los equipos editoriales. A partir de algunos de ellos se presenta el cuadro 1, aunque no pretende ser una lista exhaustiva. Note que he incluido como función Editor ejecutivo, con el objetivo de destacar que el bibliotecario puede ocupar también esta responsabilidad, aunque muchas de las funciones específicas indicadas en el cuadro Gestión se solapan dentro de los papeles de este actor. 

Es importante reforzar que la publicación en revistas científicas constituye uno de los indicadores fundamentales de actividad científica y que su calidad se mide, entre otros aspectos, a través de su indexación en bases de datos, repertorios bibliográficos e índices de citas. Por tanto, la alianza entre los editores y bibliotecarios se está convirtiendo en esencial para lograr que las revistas científicas cumplan con los indicadores de evaluación que establecen no solo los sistemas nacionales de evaluación de la ciencia, sino también sistemas regionales e internacionales como LILACS, Latindex, RedALyC, SciELO, Web of Science, Scopus, el Directorio de Revistas de Acceso Abierto (DOAJ), entre muchos otros, que favorecen la visibilidad y el acceso a las revistas. La formación profesional de los bibliotecarios aporta el conocimiento y la larga tradición en el campo de la creación y gestión de repertorios y bases de datos bibliográficos(27), que actualmente se extiende a la creación y gestión de repositorios y portales de revistas.

En último caso, la participación del bibliotecario va a estar determinada, por una parte, por las oportunidades que se abran en los equipos editoriales, a partir de una visión ampliada de los editores y del equipo editorial acerca de las nuevas funciones y de la interdisciplinariedad del trabajo editorial. También, en muchos casos, por la actitud proactiva del bibliotecario y las instituciones de información, que deben estar listos para asumir nuevos desafíos y desarrollar nuevas competencias. 

Cuadro 1. Funciones que pueden desempeñar los bibliotecarios en el ámbito de edición de revistas

 

Gestión
Editor ejecutivo Desarrollo de proyectos editoriales Desarrollo de políticas editoriales Desarrollo de políticas de acceso abierto, datos abiertos Asistencia a autores y revisores	Gestión del flujo editorial Gestión de ISSN  Asesoramiento sobre derecho de autor, licencias y plagio Gestión de plataformas de edición (p.ej. OJS) Coordinación de portales de revistas Estudios métricos/evaluación de revistas
Edición, normalización y diagramación	Divulgación y visibilidad
Edición y revisión de textos Corrección y normalización de citas y referencias, figuras y tablas Aplicación de software antiplagio Diagramación/creación de PDF y otras versiones Diseño web y de imágenes Asignación de DOI (Digital Object Identifier) Marcaje de artículos para ingreso a bases de datos	Creación y selección de contenidos para redes sociales Gestión de perfiles de redes sociales Indexación en bases de datos y repositorios institucionales

Fuente: elaborado a partir de Díaz Álvarez y Sánchez-Tarragó(24), Gilmet (22), Rozemblum y Banzato (27) y Santana y Francelin (28).

3.2 Etapas del proceso editorial

 

Las funciones que las revistas desempeñan se han mantenido casi sin cambios en los últimos 200 años, sin embargo, el cómo realizar esas funciones ha pasado por transformaciones enormes desde comienzos del siglo XXI. Una de las transformaciones mayores ha venido de la mano de los sistemas de gestión electrónica de revistas (SGER), que son plataformas web que permiten gestionar todo el proceso editorial, desde el envío y recepción de originales, la evaluación de los manuscritos, hasta su publicación y difusión en múltiples formatos. Permiten crear registros de todas las operaciones que se realizan durante el proceso editorial y elaborar informes estadísticos. 

Algunos de los más utilizados se relacionan aquí:

• Open Journal System (Public Knowledge Project-University of British Columbia)
• ScholarOne Manuscript (Clarivate Analytic)
• BePress (University of Berkeley-Elsevier)
• Editorial Manager (Aries Systems)
• EVISE (Elsevier)
• Editorial Express (Techno Luddites)
• BenchPress (Highwire)
• Manuscript Manager (Akron ApS)
• GN Papers (GN1)

 

Estos sistemas engloban cada una de las etapas del proceso editorial, de manera que cada usuario puede registrarse en la plataforma y crear una cuenta, según su función en este proceso (lector, autor, revisor, editor gerente, editor de sección, corrector, etc.). A partir de estas funciones el usuario tendrá determinados niveles de acceso y permisos. En la plataforma, el proceso editorial se descompone en una serie de etapas, algunas son en secuencia y obligatorias, de manera  que el software no permite avanzar si no se ha dado, ordenadamente, uno de los pasos requeridos.(29)

La experiencia actual muestra que la adopción de los SGER tiene muchas ventajas para la profesionalización del trabajo editorial, maximizando la eficiencia de la gestión y la transparencia de todos los procesos. Entre las ventajas están la agilidad en la gestión de originales y publicación, al permitir marcar y controlar los tiempos de respuesta tanto para la evaluación como para el resto de los procesos, inclusive, permitiendo enviar avisos automáticos para alertar de atrasos; una mejoría en el cumplimiento de criterios de normalización por medio de checklist que deben ser cumplidos por los autores para poder enviar sus manuscritos; aumento de la visibilidad de los artículos, gracias a la adopción del  protocolo de metadatos OAIPMH (Open Archive Initiative–Protocol for Metadata Harvesting) que permite que los metadatos registrados por los autores sean cosechados automáticamente por diferentes bases de datos y motores de búsqueda. Además, estos sistemas generan identificadores persistentes, como los DOI, y permiten la exportación de sus contenidos según diferentes estándares, basados en XML. Finalmente, pero no menos importante, los sistemas de gestión de revistas incluyen utilidades para generar informes y estadísticas que contribuyen a obtener una descripción precisa del estado de la publicación, entre ellos, contadores de visitas que permiten identificar los artículos más visitados, además de la procedencia de los visitantes.(29)

A continuación, explico de manera sucinta cada una de las etapas del proceso editorial.

Envío, recepción y evaluación del manuscrito

 

El proceso editorial comienza con el envío por parte del autor de su manuscrito (Figura 3). Como indiqué antes es conveniente que el envío del manuscrito se realice utilizando un sistema de gestión electrónica de revistas. También es importante que la posibilidad de envíos a la revista esté siempre abierta.  De esa manera los manuscritos irán transitando sus diferentes etapas, simultáneamente. Una revista que suspende temporalmente la recepción de nuevos manuscritos estará probablemente perdiendo envíos potenciales, pues los autores buscarán otras revistas para publicar.

 

 

Figura 3. Etapas del proceso editorial: envío y evaluación del manuscrito 

 

Los SGER típicamente permiten que los autores envíen, además del archivo principal, archivos suplementarios (conjuntos de datos, imágenes), así como los metadatos que describen el manuscrito y sus autores. Por ejemplo, para cada autor, debe indicarse nombres y apellidos, afiliación institucional, ORCID (Open Researcher and Contributor ID) y correo electrónico, y para el manuscrito, título, resumen y palabras clave.  Según el tipo de SGER, su versión y configuración, es posible que sea necesario incluir los metadatos del manuscrito en varios idiomas, así como incluir las referencias bibliográficas. La disponibilidad y calidad de estos metadatos es muy importante para que sean cosechados automáticamente por proveedores de servicio como bases de datos y motores de búsqueda, maximizando la visibilidad y acceso de los artículos. 

Es importante tener en cuenta también que usualmente los SGER utilizan la información disponible en los campos de metadatos para visualizar la “portada” de los artículos en la página principal de la revista. Si el autor no envió los nombres de todos los coautores, por ejemplo, y esa falta no se corrige durante el proceso editorial, el artículo podría ser publicado sin el nombre de los coautores, o, como a veces ha sucedido, se publica con los nombres de los autores, pero en la “portada” de la página web de la revista aparece apenas el nombre del autor principal, creando inconsistencia en una información tan importante.

Evaluación preliminar 

 

Una vez que el editor recibe el manuscrito procede a realizar una evaluación preliminar, antes de decidir el envío a revisores externos (algunas revistas llaman a esta etapa desk-review, otras triaje o cribado). Esta revisión preliminar es un primer filtro de calidad. Sabemos que el número de manuscritos enviados para publicación es creciente. Esto impone tensiones a los procesos editoriales y específicamente al proceso de revisión por pares. Los revisores son, en su gran mayoría, profesionales en activo, que trabajan en sus propias investigaciones, en la docencia, en cargos de dirección, o en otras actividades profesionales con las cuales comparten, generalmente de manera voluntaria, sin remuneración ni recompensas, el trabajo de revisión por pares. Su tiempo y esfuerzos, por tanto, son escasos y preciosos. 

Teniendo en cuenta que es una etapa muy importante, pero de la existe menos información sistematizada, voy a dedicarle un mayor espacio. ¿Que se observa en esta etapa? Los criterios pueden agruparse en cinco bloques (30–32):

• Adhesión de la propuesta del artículo al alcance o misión editorial de la revista. Si el artículo no se corresponde con el perfil editorial, existen razones legitimas para ser rechazado. No obstante, esto refuerza la importancia de explicitar esta información en el sitio web de la revista, reforzando que será un criterio para rechazo.
• Integridad de la investigación. Los manuscritos deben cumplir con lineamientos éticos de publicación científica. En este sentido, recomiendo ver la conferencia Ética en la publicación científica (33) y la guía del Committee on Publication Ethics-COPE. (34) Muchas revistas realizan una revisión de todos los manuscritos utilizando softwares antiplagio.
• Contribución teórica y valor científico. Estos son aspectos fundamentales dentro de la evaluación preliminar: novedad y originalidad, así como contribución teórica o metodológica deben ser requisitos que de no cumplirse descalificarían el manuscrito. 
• Métodos. La descripción objetiva de la metodología y presentación didáctica de los datos empíricos es considerada como un indicio del celo de los autores en la finalización de los manuscritos. (30) También, la existencia explicita de objetivos o preguntas de investigación y su correspondencia con los métodos seleccionados. Las revistas pueden definir, por ejemplo, si se aceptarán trabajos analíticos, en lugar de meramente descriptivos.
• Redacción, organización y estructura del texto. Según el perfil de la revista y su área, existe una estructura “canónica” para la organización de los textos científicos. Esto permite dar claridad, coherencia y consistencia lógica a la exposición, llevando a una mejor comprensión del texto y credibilidad. La clareza y concisión del lenguaje también desempeñan un papel importante. Las revistas establecen normas de estilo e instrucciones para los autores con requisitos sobre estos aspectos. En esta revisión preliminar, el editor también suele estar atento a la adherencia o no por parte del autor a las normas de estilo y requisitos de envío de la revista; por ejemplo, inclusión de elementos como palabras clave, resumen, fuente o título de tablas y figuras; ajuste a las guías de estilo de citas y referencias bibliográficas; y observancia de requisitos de no identificación de los textos para cumplimiento con revisión a ciegas, si este es el modelo de revisión adoptado por la revista. 

No obstante, es necesario enfatizar que criterios ajenos a cuestiones científicas y éticas, como aquellos relacionados con las guías de estilo de la revista, merecerían más una solicitud de reenvió que un rechazo. Adicionalmente, es necesario estar vigilantes a posibles sesgos y conflictos de interés de los editores que podrían contaminar la justeza de las evaluaciones preliminares, determinando el rechazo o la aceptación de manuscritos por razones espurias.(32)

Finalmente, dos aspectos deben ser destacados en este proceso: el periodo que el autor espera para recibir una decisión sobre su manuscrito y las justificaciones que se ofrecen para su rechazo. Según las recomendaciones del International Committes of Medical Journal Editors (ICMJE) “si una revista no tiene la intención de continuar con un manuscrito, los editores deben esforzarse por rechazar el manuscrito lo antes posible para permitir que los autores lo envíen a una revista diferente”(35). No obstante, la no especificación de tiempo puede causar confusión. Teixeira et. al. (32) recomiendan que ese tiempo no pase de una semana y que esa información sea explicitada por la revista en su sección de instrucciones para los autores. 

Con respecto a las justificaciones para el rechazo, Teixeira et. al. (32) recomiendan que la carta de rechazo no sea una carta genérica, sino una lista de razones específicas para el manuscrito en cuestión. Aunque evidentemente esto puede aumentar el trabajo de los editores, especialmente para aquellas revistas con mayor volumen de envíos, el sentido es que la crítica sea beneficiosa tanto para el autor como para el editor, pues este enfoque puede aumentar la calidad de los manuscritos que sean reenviados (para la misma revista o para otras), porque permite a los autores reflexionar sobre los aspectos criticados y mejorar a partir de estos criterios. 

Revisión por pares

 

En última instancia, mejorar los manuscritos recibidos y transformarlos en un buen artículo es el objetivo de la mayoría de los editores. Por eso, aquellos manuscritos que superaron la evaluación preliminar pasan a la etapa de revisión por pares (peer review). La revisión por pares es la evaluación crítica por especialistas de los manuscritos remitidos a la revista y actualmente asume diferentes formas que va desde la tradicional “a doble ciego”, donde ni revisores ni autores conocen la identidad de unos y otros, hasta la revisión abierta, con diversas variantes (36), en la cual las identidades son desveladas y el contenido de las revisiones es publicado también. Para la mayoría de las bases bibliográficas, índices de citas y directorios, la existencia del proceso de revisión por pares constituye un criterio de calidad para admisión de la revista. Generalmente se exige explicitar como ocurre el procedimiento en cuestión, incluyendo la divulgación de las principales fechas relacionadas con el proceso (por ejemplo, fecha de recepción del manuscrito, de representación por el autor y de aprobación). A modo de ejemplo, ver los lineamientos de LILACS (37) y las recomendaciones del International Committes of Medical Journal Editors (ICMJE)(35). 

La revisión por pares es un proceso que no está exento de limitaciones y críticas, pero que debe entenderse no apenas como control de calidad, sino como “un esfuerzo distribuido para reconocer y aumentar el valor de los manuscritos”. (38) Por tanto, debe ser inherentemente constructivo, en un ambiente seguro de conexión y cooperación (directa e indirecta) entre autores, revisores y editores. O sea, es una evaluación que resalta los puntos fuertes de la investigación y hace recomendaciones para fortalecer sus puntos débiles, con foco en los aspectos metodológicos.(39)

Es esencial el establecimiento de guías para los revisores (dentro de las políticas editoriales), definiendo los aspectos que deben observarse durante la revisión, lo que también permite, dentro de la inevitable subjetividad de una evaluación, cierta uniformidad y consistencia en el proceso. Generalmente, las revistas mantienen bancos de datos de revisores regulares, con los datos de identificación, incluyendo los intereses de revisión, pero en ocasiones es necesario realizar búsquedas en bases de datos o directorios profesionales para identificar nuevos revisores.  Otros aspectos relacionados con la gestión de la revisión por pares, la asignación de revisores y el papel de revisores, autores y editores en el proceso pueden ser profundizado en los artículos de Rodríguez. (39,40)

Generalmente se solicita a los revisores que realicen recomendaciones al editor que contribuya a tomar una decisión acerca del manuscrito; esta decisión usualmente se encuentra en el rango entre rechazar, solicitar modificaciones o aprobar. Sea cual sea la decisión, el editor debe comunicarla al autor con inmediatez. Algunos sistemas electrónicos de revistas como el Open Journal System permiten que el editor envíe al revisor una copia ciega de la comunicación que se envía al autor. Personalmente, considero que es una opción interesante para reconocer la actuación del revisor, aun cuando la decisión que el editor toma no necesariamente debe concordar con la recomendación de todos los revisores participantes de la evaluación del artículo. Vale la pena resaltar que las recomendaciones del arbitraje son facultativas y sirven de guía y orientación para el editor, que es quien tiene la última palabra. 

Es común que pueda desenvolverse más de una ronda de revisión y de interacción entre autores, revisores y editores, pero cuando finalmente el manuscrito es aprobado, podemos pasar para la siguiente etapa. Aquí es necesario llamar la atención sobre la necesidad de actualización de los metadatos del manuscrito en la plataforma de gestión de la revista. Una vez que el autor envía la versión final aprobada, debemos verificar que posibles cambios realizados en título, resumen, palabras clave, referencias bibliográficas, se reflejen en los metadatos para garantizar su calidad.

Finalmente, es muy recomendable enviar un mensaje de agradecimiento a cada revisor que culminó su tarea. Los SGER suelen tener mecanismos para automatizar y personalizar estos mensajes. Muchas revistas también listan los nombres de los revisores participantes al final de cada volumen publicado.

Producción editorial

 

Una vez que el manuscrito es aprobado después de una o más rondas de revisión por pares, se pasa a la etapa de producción editorial. Esta etapa comprende varios procesos como la edición y corrección, la normalización, la traducción, diseño, diagramación y la producción de diferentes formatos del artículo (por ejemplo, PDF, XML, ePub) (Figura 4). 

Estos procesos también requieren guías y normas para conseguir consistencia. Por ejemplo, la revista puede tener una guía de estilo para auxiliar la corrección/edición de textos, incluyendo la guía para el estilo de referencias bibliográficas. Pueden existir también normas para la escritura de nombres, vínculos institucionales, para elaboración de figuras y tratamiento de otros elementos gráficos. Además, el flujo del manuscrito entre los diferentes procesos puede variar según la revista y esto debe ser normalizado. Sobre aspectos de normalización sugiero consultar la presentación de Paula(16).

 

Figura 4 Etapas del proceso editorial: producción editorial

 

La diagramación (también llamada de maquetación) puede auxiliarse del uso de plantillas donde se organiza previamente el espacio, el formato de columnas y párrafos y los elementos gráficos como logos y cabezales, de manera a agilizar la producción de los artículos y garantizar la consistencia entre ellos. Actualmente la maqueta puede realizarse en diferentes programas y formatos, incluyendo PDF y XML.

Una vez diagramado el manuscrito, es necesario una lectura de pruebas o de galeras. Este nombre viene de la época en que los tipos o letras de revistas y libros se montaban manualmente en bandejas llamadas galeras para su impresión y revisión. Sin embargo, a pesar de las transformaciones tecnológicas, su objetivo sigue siendo permitir la revisión del manuscrito por el editor y el autor antes de la publicación del artículo. Aquí, el personal de producción editorial o el editor pueden hacer consultas al autor sobre cambios o enmiendas en el texto, indicando marcas en el documento para que el autor sepa qué debe revisar. El autor, por su parte, tiene la última oportunidad de aceptar o rechazar los cambios propuestos, solicitar pequeñas correcciones y responder las consultas de la producción editorial. En esta etapa solo se deben hacer cambios críticos, por ejemplo, corregir errores en datos y figuras, no revisiones extensas del texto. Los editores usualmente dan un plazo corto (24 a 72 horas) para el autor devolver la prueba revisada. Algunas revistas también tienen otras etapas complementarias de control de calidad. 

Después de la revisión final, puede realizarse la atribución de DOI a los artículos. Una vez completada esta etapa de producción editorial el manuscrito está a punto de convertirse en un artículo publicado y podrá ser distribuido en diversos formatos (PDF, XML, ePub, HTML). También, textos completos y metadatos podrán ser cosechados automáticamente o depositados en bases de datos e índices.

Como ejemplo, en la figura 5 representamos el flujograma del proceso editorial que se lleva a cabo para las revistas en la Editorial Ciencias Médicas (ECIMED) de Cuba

 

Figura 5. Flujograma de proceso editorial de la Editorial de Ciencias Médicas (ECIMED) de Cuba

 

Fuente: comunicación personal por e-mail con José Enrique Alfonso Manzanet, jefe del departamento de Revistas Médicas de ECIMED, 9 de marzo de 2021

Como se observa en la figura 5, la ECIMED está integrando también los repositorios de preprint dentro del flujograma, en consonancia con las estrategias para desenvolvimiento de una ciencia abierta. De esta manera, los autores con sus manuscritos aprobados en revisión preliminar tienen la posibilidad de depositar sus manuscritos en algún servidor de preprint, si así lo desean, mientras ocurre simultáneamente el proceso de revisión por pares.  En esa misma línea, la Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud, una de las revistas publicadas por ECIMED, indica en su sitio web que:

Se permite y recomienda a los autores/as difundir su obra a través de Internet (p. ej.: en repositorios institucionales o en su página web) antes y durante el proceso de envío, lo cual puede producir intercambios interesantes y aumentar las citas de la obra publicada. (Véase El efecto del acceso abierto). En ese caso, solicitamos que en la cabecera del manuscrito se indique: «Esta es una versión preprint de artículo enviado a la Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud http://rcics.sld.cu/»  (Fuente: http://www.rcics.sld.cu/index.php/acimed/about/submissions#copyrightNotice )       

 

A continuación, me referiré brevemente a los “modelos” de publicación y luego a otras fases importantes como la indexación en bases de datos, la divulgación y la evaluación de impacto de la revista.

Modelos de publicación

 

Existen por lo menos tres modelos de publicación de artículos. En el modelo de producción editorial tradicional, donde las revistas publican varios números por año (cada año considerado un volumen), los editores o el comité editorial seleccionan y definen, entre los manuscritos aprobados, cuántos y cuáles van a formar parte de un número especifico. Por tanto, el número solo se publica cuando todos los manuscritos seleccionados y agrupados em bloques (números de una edición) cumplen satisfactoriamente con todas las etapas mencionadas anteriormente. 

No obstante, esta forma de trabajar y publicar puede traer atrasos innecesarios en la comunicación de los resultados científicos, pues los artículos aceptados tendrán que esperar para ser publicados durante todo el tiempo que demore completar el número o, inclusive, algunos tendrían que esperar para salir en un próximo número  (tres meses después o más, en dependencia de la periodicidad de la revista) porque el paquete de artículos seleccionado para conformar ese número en particular ya está completo (se alcanzó el máximo de artículos establecido previamente por número o se alcanzó la fecha límite para «cerrar» ese número).(41)

Buscando aumentar el tiempo de exposición de los artículos y aumentar su visibilidad, algunas revistas comenzaron a utilizar un modelo complementario al tradicional llamado Publicación anticipada (Ahead of print/Online First Publication). En este modelo, los artículos ya aprobados se publican en versión digital antes de la composición final del número y su eventual publicación (e impresión). Aunque desde el punto de vista de contenido los artículos expuestos anticipadamente están finalizados, esas versiones no están integradas a un número, por lo que no tienen identificadores de volumen y número ni números de páginas definitivos. Por tanto, cuando los artículos se atribuyan a un número, tendrán que ser diagramados nuevamente para incluir los datos definitivos. El modelo de Publicación anticipada atiende, fundamentalmente, las necesidades de las revistas que publican una versión en formato impreso y desean agilizar la visualización de los artículos finalizados mientras el resto se concluye para conformar el número. Una guía para publicación anticipada puede ser consultada en el sitio de SciELO.(42)

El tercer modelo, conocido como Publicación continua (continuous publication), ha adquirido gran popularidad, sobre todo entre las revistas completamente electrónicas y de acceso abierto. Entre sus precursoras en el área de la publicación científica está British Medical Journal (BMJ). En un editorial anunciando este cambio, los editores argumentaban que los comportamientos de los usuarios en la web sugieren que los artículos individuales despiertan más interés, incluso, que las revistas en que estos aparecen.(41) En este modelo los artículos se publican individualmente o en pequeños lotes, una vez que han pasado satisfactoriamente por las etapas de evaluación por pares, corrección y diagramación, o sea, una vez que los artículos se encuentran ya en su forma definitiva (Figura 6).

 

Figura 6. Proceso de publicación en modelo de Publicación continua

 

Fuente: Adaptado de SciELO(43)

 

En la publicación continua los artículos no poseen la paginación convencional, sino un identificador electrónico (elocation-id) (Figura 7).El indicador numérico puede ser construido de diversas formas, por ejemplo, utilizando el número de identificación del manuscrito en el sistema de gestión electrónica de revista (43).

 

Figura 7. Ejemplo de utilización de número de identificación elocation para artículos en publicación continua 

 

Fuente: http://www.acimed.sld.cu/index.php/acimed/article/view/1753

 

Existen por lo menos tres variantes para la publicación continua (43) (Figura 8):

• Publicar artículos en un flujo continuo en un único volumen al año
• Mantener la estructura de varios números al año y publicar los artículos en números que quedan abiertos hasta el cierre de su periodicidad
• Mantener varios números abiertos que son alimentados simultáneamente

 

Figura 8. Variantes del modelo de Publicación continua

 

Es necesario reforzar que la utilización del modelo de Publicación continua tiene como objetivo acelerar la publicación (y, por ende, la exposición y visibilidad de los artículos) y no debe utilizarse para corregir o minimizar problemas de puntualidad de publicación. 

Con la publicación del número o los artículos, sea cual sea el modelo utilizado, no debemos dar por terminada la gestión editorial. Otras etapas son muy importantes para que la revista científica cumpla las funciones y expectativas de lectores, autores, sus instituciones y financiadores. 

Las etapas que se muestran a continuación (Figura 9) están relacionadas con la expectativa de aumentar la visibilidad de la revista, su reconocimiento e impacto en la comunidad científica y la sociedad mediante estrategias de marketing digital y divulgación, indexación en índices y bases de datos nacionales e internacionales, así como la medición de indicadores de acceso, uso, visibilidad, entre otros. A continuación, comento brevemente estas etapas.

 

 

Figura 9. Etapas del proceso editorial: indexación, divulgación y evaluación

 

Indexación en base de datos

 

La indexación en este contexto es la incorporación de los metadatos (autor, titulo, palabras clave, etc.) que representan a los artículos en índices, directorios o bases de datos, como pueden ser LILACS, DOAJ, SCOPUS, Redalyc, SciELO, Web of Science, entre otros. Cada base de datos tiene sus objetivos específicos y sus criterios para la inclusión de las revistas y sus artículos. Algunos criterios son básicos, por ejemplo, poseer ISSN (International Standard Serial Number), una agenda de publicación y periodicidades establecida, políticas de derecho de autor y metadatos a nivel de artículo. Otros requisitos adicionales pueden incluir el ajuste al área temática de la base de datos, la composición y profesionalización del equipo editorial, incluir información sobre el proceso de revisión por pares o hasta criterios relacionados con citas recibidas. 

En el caso de LILACS, base de datos referencial y a texto completo cuya misión es proporcionar acceso y visibilidad a la mejor producción científica en ciencias de la salud de la región de Latinoamérica y Caribe, el mérito científico es el criterio principal para inclusión, reflejado en atributos de la investigación publicada como su originalidad, validez y contribución para el área temática. Sin embargo, las revistas deben cumplir también otros criterios como incluir su texto completo en acceso abierto, preferiblemente acompañados por una licencia Creative Commons CC-BY, así como publicar más del 50% de artículos originales. Para conocer otros criterios de indexación y características de LILACS sugiero consultar el documento Criterios de Selección y Permanencia de Revistas (2020)(37) y la conferencia de Suga (44), en el contexto del webinar Buenas Prácticas en Procesos Editoriales LILACS 2020.

La indexación en bases de datos potencializa la visibilidad, búsqueda, recuperación, uso y citación de los artículos y, por tanto, la construcción de una reputación que también va a redundar en satisfacer las expectativas de los actores del sistema de comunicación científica. Un aspecto muy importante es la calidad de los metadados, que deben poder ser legibles por máquina. 

Existen dos formas fundamentales de incorporar los metadados en una base de datos:(45)

• Rastreadores/cosechadores web: algunas bases de datos indexan artículos de revistas por sí mismas a través de rastreadores web, que son programas automatizados de Internet que “rastrean” sitios web para recopilar o “cosechar” metadatos. Para que los rastreadores identifiquen fácilmente el contenido nuevo, los editores deben aplicar metadatos a los artículos y mantener una estructura de sitio web que cumpla con los requisitos del índice.
• Depósito de metadatos/contenidos: muchos índices no usan rastreadores web y en su lugar requieren que los editores envíen los metadatos (e incluso el texto completo) en formatos legibles por máquina. En este caso, los archivos de metadatos legibles por máquina (a menudo XML) deben depositarse en la base de datos para que esta pueda procesar la información del artículo y saber qué devolver en los resultados de búsqueda.

Para las revistas interesadas en la indexación en LILACS también existen estos dos mecanismos para la incorporación de los artículos: una cosecha automática de los metadatos de aquellas revistas que también están indexadas en SciELO y el depósito manual de los metadatos en la base de datos, que generalmente es realizado por los bibliotecarios de la Red de Centros Cooperantes de LILACS. 

No obstante, LILACS está incentivando una participación más activa de los propios editores en este proceso de depósito de metadatos, mediante la utilización de la herramienta Lilacs-Express, que permite la creación de un registro con metadatos básicos de los artículos publicados. Como ventajas de esta “pre-catalogación”, los artículos son divulgados inmediatamente en la base de datos, junto con sus textos completos, lo que agiliza la visibilidad y accesibilidad de los artículos. Los bibliotecarios de la Red de Centros Cooperantes posteriormente enriquecen estos registros con metadatos adicionales, incluyendo descriptores de asunto. Para una explicación más completa del funcionamiento de Lilacs-Express y su integración con los procesos editoriales sugiero consultar la conferencia de Suga y Paula (46) en el marco de la II Capacitación Red Latinoamericana y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud-2020. 

Marketing científico digital y divulgación en redes sociales

 

El marketing científico digital se basa en las teorías y metodologías del marketing tradicional para crear acciones y servicios, aliadas a los recursos de comunicación interactiva, que permitan la promoción de las revistas, sus artículos, sus autores y evaluadores, estableciendo también relaciones duraderas con los usuarios de las revistas. (47,48) Los principales canales utilizados son los blogs y las plataformas de redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, entre otras. 

En este sentido, tres cuestiones son esenciales(48): construir y mantener una presencia online, ofrecer un contenido adecuado al ambiente seleccionado y establecer una actuación activa y proactiva. Estos aspectos también van a permitir un acompañamiento por medio de indicadores métricos que permitirán estimar atributos como visibilidad, interacción, influencia, uso, entre otros. Para conocer recomendaciones, estrategias y ejemplos de uso de redes sociales para contribuir con la diseminación de los contenidos de las revistas científicas sugiero consultar las conferencias de Cerqueira (49) y Flores (50) en el webinar de Buenas prácticas editoriales LILACS, ediciones 2019 e 2020, respectivamente.

Medición de visibilidad y relevancia de los contenidos publicados

 

La evaluación de las revistas científicas tiene antecedentes que se remontan a la década de 1930, impulsada por la necesidad de los bibliotecarios de seleccionar los títulos más relevantes, en un contexto de proliferación de revistas y artículos. Los servicios de indexación también comienzan a adoptar criterios para filtrar y seleccionar los títulos de mayor calidad. Surgen así los estudios bibliométricos y posteriormente los índices de citas y el indicador de factor de impacto, como medida de reputación de las revistas a partir de las citas recibidas. La implantación y extensión de las políticas y sistemas de evaluación del desempeño de los investigadores dio un impulso definitivo a la evaluación de las revistas, pasándose a valorar a los investigadores por su productividad y la reputación del canal de publicación. Se hizo necesario entonces definir los criterios de calidad de las revistas y proliferaron las listas, clasificaciones e indicadores de medición. En otras partes de este capítulo he mencionado criterios de calidad. Un análisis más completo puede ser consultado en López-Cózar (51). 

Una autoevaluación a partir de criterios de calidad y de la aplicación de indicadores métricos constituye también una buena práctica para los equipos editoriales en función de alinear su trayectoria para cumplir con las expectativas de la comunidad científica y la sociedad como un todo, siempre en correspondencia con su alcance, misión y visión. Se trata de una evaluación integral que Reis llama, en conferencia proferida en el webinar Buenas prácticas de procesos editoriales LILACS 2020 (52), modelo de gestión proactiva, en la cual se realiza una evaluación multidimensional y proactiva. En contraste, una gestión reactiva estaría enfocada únicamente en alcanzar factor de impacto o en realizar cambios porque así lo solicitan las bases indexadoras.  Por tanto, una evaluación integral debe tener en cuenta criterios que permitan juzgar críticamente, por ejemplo, las políticas editoriales, las instrucciones a los autores, la composición del banco de evaluadores, del modelo de revisión por pares y los flujos de producción editorial. 

También considero importante la aplicación de diferentes indicadores que permitan una visión global de lo que estamos publicando (o dejando de publicar) y cuáles son los impactos, más allá de citas, que estamos logrando en la comunidad científica y la sociedad en general. A los indicadores tradicionales de producción y de citación, actualmente también se adicionan los indicadores alternativos (altmétricos) que se aplican a aquellos contenidos compartidos por medio de plataformas de redes sociales (48). Los indicadores métricos, sean tradicionales o alternativos, aplicados a la producción científica publicada por una revista, permiten, por ejemplo, identificar artículos, temas y tipologías de artículos con mayor repercusión en la comunidad científica, a partir de medir la cantidad de descargas, de visualizaciones, de menciones en redes sociales o de citaciones en bases de datos. 

Otros aspectos que podrían ser analizados a partir de indicadores bibliométricos y altmétricos es la circulación de los artículos por regiones geográficas, los nichos temáticos que pueden ser mejor explorados, y las características a nivel de autor individual o institucional de los artículos publicados (por ejemplo, ¿quiénes son nuestros autores?, ¿a qué instituciones están afiliados?, ¿en qué idioma escriben?, ¿cuáles son los tipos de artículos o secciones con mayor cantidad de contribuciones?).  Estos análisis nos permitirían trazar estrategias de gestión editorial orientadas a la redefinición de políticas, el mejoramiento de procesos editoriales, estrategias de marketing y divulgación, selección de bases de datos para indexación, entre otras. 

 

Conclusiones

 

En este capítulo he dado una visión general de buenas prácticas relacionadas con los procesos editoriales de una revista científica, incluyendo una caracterización de sus participantes y sus funciones. Este tema tiene pertinencia debido a la necesidad de que las revistas científicas editadas en América Latina y el Caribe, aun cuando preserven su carácter no comercial, sustentado en una infraestructura y un financiamiento público, alcancen mayor calidad, visibilidad, reconocimiento y reputación como canales importantes para la diseminación de la ciencia, tanto para investigadores latinoamericanos como de otras partes del mundo.

De esta manera, el capítulo inicia presentando las principales expectativas y motivaciones para la publicación y consulta de revistas científicas, continua con la caracterización de los actores involucrados en la gestión científica y editorial de la revista y sus funciones esenciales, con destaque para editor y bibliotecario. Como centro de la exposición están las etapas del proceso editorial, tanto aquellas comprendidas como gestión científica (evaluación del manuscrito) como las etapas de producción editorial (corrección, normalización, diagramación, entre otras). En esta parte también se presentan los modelos de publicación que actualmente coexisten, mostrando la relevancia de la publicación continua. El capítulo finaliza mostrando que después de la publicación, otros procesos tienen gran relevancia para la calidad y visibilidad de las revistas, como son la indexación en bases de datos, el marketing y divulgación de los contendidos y los procesos de evaluación.

 

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