Documento:

Considera-se como documento qualquer suporte, impresso ou não, passível de ser descrito bibliograficamente. Dentro do contexto da metodologia LILACS, um documento pode ser: uma coleção de monografias, uma monografia, um capítulo de uma monografia, uma tese ou dissertação, o capítulo de uma tese ou dissertação, um artigo de periódico, um relatório, um trabalho apresentado em evento científico, ], e outros.;

Documento convencional: 

Obra/Item informacional publicado e distribuído pelos canais formais de publicação (editoras comerciais, universitárias ou governamentais). 

Documento não-convencional: 

Obra/Item informacional que aparece fora dos canais convencionais de publicação. Não se publica formalmente, isto é, não tem uma editora responsável, normalmente é publicado para um número reduzido de pessoas, não está padronizado e por suas características de apresentação, não pode ser considerado como documento convencional. 

Elemento de Dado: 

Constitui-se um elemento de dado toda a informação que caracteriza um documento. Por exemplo, são elementos de dados o nome do autor, o título, um descritor, etc. 

Os elementos de dados são transcritos em suas áreas ou campos de dados apropriados no formato LILACS. 

Campo de Dado: 

O Campo de dado é utilizado para a transcrição de um ou mais elementos de dados e identificado no formato LILACS com um rótulo (label) e um número. Por exemplo, o campo Autor pessoal, representado no sistema para acesso automatizado com o número 10 (oculto para usuários do sistema). Um campo de dados pode conter um ou mais atributos. 

Atributo de Dado: 

Um complemento de um campo de dados que contém um elemento de dado. É identificado no formato LILACS  por uma letra ou um número seguido do sinal :. 

Características de um Campo de Dado: 

a) Quanto ao preenchimento: 

• Um campo de dado pode ser de preenchimento obrigatório, essencial ou facultativo. 
• Os campos de dados caracterizados como obrigatórios, sempre deverão ser preenchidos. 
• Os campos de dados caracterizados como essenciais, deverão ser preenchidos sempre que uma condição estabelecida exigir ou quando a informação puder ser obtida a partir do documento analisado. 
• Os de característica facultativa deverão ser preenchidos a critério do documentalista a cargo da descrição. 

b) Quanto ao tamanho: 

• Um campo de dados pode ser de tamanho fixo ou variável. 
• Um campo de dados de tamanho fixo é aquele cujo elemento de dado tem um tamanho pré-definido. 
• Um campo de tamanho variável é aquele cujo elemento de dado tem um tamanho não determinado. 

c) Quanto à repetitividade: 

• Um campo de dado é repetitivo quando permite o registro de vários elementos de dados. 
• Campos de dados não repetitivos indicam que o elemento de dado não pode ocorrer mais de uma vez. 

d) Quanto à edição: 

• Um campo de dado pode ser de preenchimento automático, controlado ou livre. 
• Preenchimento automático: quando o sistema preenche automaticamente os dados. Exemplo, a data da criação do registro. 

• Preenchimento controlado: quando existem tabelas de valores ou códigos pré-definidos a serem consultados antes do preenchimento do campo. Exemplo, códigos de idiomas. 
• Preenchimento livre: o texto é de responsabilidade do documentalista ou editor. 
• Os campos podem ser editáveis ou não editáveis. Alguns campos de valores predefinidos permitem a modificação pelo documentalista ou editor.