1. Quando um campo de dados for repetitivo, as características do campo se aplicam a cada ocorrência, que deverá ser transcrita, uma após a outra, separadas com a tecla “enter”.

2. O conjunto de caracteres permitido é o seguinte:  

•  todas as letras do idioma espanhol, português, inglês e francês (maiúsculas e minúsculas) 
• todos os números  
• os sinais % : , ; / ! – ? @ $ & * # ( ) ¿ ¡ + = ‘ ” [ ]

3. Não se deve registrar, em nenhum caso, o ponto final para indicar o fim de um elemento de dado. Esta regra se aplica inclusive quando o elemento for uma abreviatura;  

4. Para documentos eletrônicos, não colar diretamente os textos no campo de dados. Utilizar um bloco de notas ou ferramenta similar para evitar caracteres ou formatação oculta;

5. Adotar a norma gramatical do idioma ao preencher os campos.  Manter maiúsculas somente no início do parágrafo, em nomes próprios e siglas;

6. Para os links de acesso ao documento, copiar a URL evitando erros de digitação.