Se deben seguir las siguientes etapas, en una secuencia lógica, para cada documento a ser indizado:

•  Leer cuidadosamente e interpretar el título (atención al hecho de que no todos los conceptos del título pueden ser el punto principal, como, por ejemplo, métodos de investigación rutinarios).
• Leer la introducción hasta el punto donde el autor menciona el propósito del documento y su correlación con el título. No se debe intentar indizar la introducción, pues, en general, es una presentación de hechos conocidos sobre el estudio en que está basado.
• Prestar atención a los títulos de capítulos, secciones, párrafos, palabras destacadas en el texto (mayúsculas, cursivas, itálicas), tablas, gráficos, ilustraciones, métodos de laboratorio, informes de casos, etc.
• Seleccionar para indización solamente los temas discutidos en el documento y, por lo tanto, de valor para su recuperación, y no aquellos que son solo mencionados.
• Leer las conclusiones del autor para determinar si alcanzó los objetivos propuestos. Valorar las conclusiones basadas en el texto, pero no indizar implicaciones o sugerencias para futuras aplicaciones. No indizar declaraciones conclusivas que no hayan sido discutidas en el texto.
• Revisar las referencias bibliográficas proporcionadas por el autor como guía para la confirmación de algún ítem.
• Revisar el resumen, si existe, para verificar términos que puedan haber sido olvidados en la indización.
• Revisar las palabras clave dadas por los editores o autores, y solo incluirlas en la indización después de verificar si los conceptos presentados fueron realmente discutidos en el texto.
• Verificar cuidadosamente los descriptores atribuidos:

¿Los descriptores principales representan el punto focal del documento?
¿Se han asignado las coordinaciones apropiadas?
¿Se han indizado los elementos del título?
¿Los descriptores secundarios fueron de hecho discutidos, o fueron meramente mencionados?