La indización debe caracterizarse siempre por las siguientes calidades:
Concordancia
El indizador deberá limitarse fielmente al contenido del DeCS y a las guías dadas por las referencias cruzadas. Debe seguir la jerarquía de los descriptores y las reglas que orientan su uso.
Coherencia
El indizador deberá aplicar consistentemente las reglas de indización. Los descriptores deberán ser usados siempre de la misma forma. Así, el usuario podrá confiar en localizar los mismos conceptos en el mismo lugar con razonable previsibilidad.
Imparcialidad
El indizador no puede predecir que aspecto de un trabajo puede ser de interés para tal o cual usuario. Debe dejar de lado evaluaciones u opiniones personales y debe enfocar todos los temas en todos sus aspectos de forma imparcial y sen prejuicios. El documento en manos es la mayor autoridad sobre el mismo. Un indizador diligente es la segunda mayor autoridad.
Especificidad
El DeCS proporciona tanto términos generales como específicos. El indizador tiene el compromiso de llegar el mayor grado de especificidad posible. Si un documento trata específicamente de LEUCOCITOS no deberá ser indizado con un descriptor general como SANGRE o CELULAS SANGUINEAS. Si otro documento titulado «Parasiticidas en ginecología» trata sobre el tratamiento de vaginitis por tricomonas con metronidazol, los descriptores serán VAGINITIS POR TRICHOMONAS, METRONIDAZOL y AGENTES ANTITRICOMONAS, y no AGENTES ANTIPROTOZOARIOS y GINECOLOGIA.
Multiplicidad
El indizador proporcionará a cada documento tantos descriptores cuantos sean necesarios para describirlo en todos sus aspectos. Esto se denomina indización múltiple.
Fidelidad
Los descriptores escogidos por el indizador deben reflejar fielmente el contenido del documento.
Así, el usuario encontrará fácilmente el documento de su interés porque el descriptor seleccionado o llevó hasta la información relevante que buscaba.
Buen Juicio
El indizador está obligado a hacer caso omiso de datos irrelevantes y no pertinentes, sin sacrificar la imparcialidad, especificidad, multiplicidad o veracidad. Debe valerse de su familiaridad con el tema, la revista en el cual está publicado el artículo, su calidad, política editorial y cualquier otro aspecto de su conocimiento o experiencia. Debe ser objetivo para juzgar la parte substantiva del texto digna de recuperación, sin evaluar el trabajo del autor.
Cuando muchos descriptores son discutidos en un documento, puede no ser posible indizar cada uno de ellos sin usar mucha profundidad. La «regla de tres» permite indizar más de tres términosrelacionados. Si más de tres términos relacionados están para ser indizados, generalmente son cubiertos por un término único, más general, que es escogido consultando las Jerarquías.
Por ejemplo, en un documento sobre quimioterapia de la enfermedad celíaca, intolerancia a la lactosa, enfermedad de Whipple, síndrome del intestino corto, y enfermedad de Crohn, el indizador puede necesitar indizar varios medicamentos bien como las enfermedades, y, posiblemente, también las complicaciones causadas por las enfermedades y los medicamentos. Se cada enfermedad y cada droga fuera indizada, bien como todas las complicaciones, muchos términos serian usados; así, el indizador debe agrupar de la siguiente forma: ENFERMEDAD CELIACA, INTOLERANCIA A LA LACTOSA, SINDROME DEL INTESTINO CORTO y ENFERMEDAD DE WHIPPLE’S están en la jerarquía bajo SINDROMES DE MALABSORCION. Entonces, ese descriptor pude ser en lugar de indizar cuatro términos.
Si, todavía, hay mucha profundidad, SINDROMES DE MALABSORCION y ENFERMEDAD DE CROHN pueden ser agrupadas con el término más general ENFERMEDADES INTESTINALES. Aunque no hay muchos términos, puede haber descriptores Primarios en exceso. En general, no se indiza más de cinco descriptores Primarios si un método de agrupamiento pudiera ser seguido para escoger un descriptor Primario que englobe tres o más conceptos principales relacionados. Los términos específicos pueden todavía ser indizados como descriptores Secundarios, se no hay mucha profundidad.
