Documento:

Se considera como documento cualquier soporte, impreso o no, posible de ser descripto bibliográficamente. Dentro del contexto de la metodología LILACS, un documento puede ser: una colección de monografías, una monografía, un capítulo de una monografía, una tesis, disertación, un capítulo de una tesis, disertación, un artículo de revista, un informe, un trabajo presentado en un evento científico, un film, una grabación de video, un registro sonoro musical o no musical, una foto, un mapa, un objeto, etc.

Documento convencional:

Obra/Iten informacional publicado y distribuido por los canales formales de publicación (editoras comerciales, universitarias o governamentales).

Documento no convencional:

Obra/Iten informacional que aparece fuera de los canales convencionales de publicación. No se publica formalmente, es decir, no tiene una editora responsable, normalmente es publicado para un número reducido de personas, no está padronizado y por sus características de presentación, no puede ser considerado como documento convencional.

Elemento de Dato:

Se considera elemento de dato, toda la información que caracteriza a un documento. Por ejemplo, son elementos de datos el nombre del autor, el título, un descriptor, etc. Los elementos de datos son transcritos en sus áreas o campos de datos apropiados en el formato LILACS.

Campo de Dato:

El campo de dato es utilizado para la trascripción de uno o más elementos de datos y es identificado en el formato LILACS con un número. Por ejemplo, el campo 10 se usa para el llenado del nombre del autor de un documento. Un campo de datos puede contener uno o más subcampos.

Subcampo de Dato:

Es una parte de un campo de datos identificada separadamente y que contiene un elemento de dato. Es identificado en el formato LILACS por el símbolo ^ seguido de una letra o un número.

Características de un Campo de Dato:

a) Con respecto al llenado:

• Un campo de dato puede ser de llenado obligatorio, esencial o facultativo.
• Los campos de datos caracterizados como obligatorios, siempre deberán ser llenados.
• Los campos de datos esenciales, deben ser llenados siempre que exista una condición establecida o cuando la información puede ser obtenida a partir del documento analizado.
• Los campos de datos facultativos deberán ser llenados a criterio del documentalista a cargo de la descripción.

b) Con relación al tamaño:

• Un campo de dato puede ser de tamaño fijo o variable.
• Un campo de dato de tamaño fijo es aquel cuyo elemento de dato tiene un tamaño predefinido.
• Un campo de dato de tamaño variable es aquel cuyo elemento de dato tiene un tamaño no determinado.

c) Con relación a campo repetible:

• Un campo de dato es repetible cuando permite el registro de varios elementos de datos.
• Campos de datos no repetibles indican que el elemento de dato no puede ocurrir más de una vez.

d) Con relación a la edición:

• Un campo de dato puede ser de llenado automático, controlado o libre.
• Llenado automático: cuando el sistema llena automáticamente los dados. Ejemplo, la fecha de creación del registro.
• Llenado controlado: cuando existen tablas de valores o códigos predefinidos a ser consultados antes del llenado del campo. Ejemplo, códigos de idiomas.
• Llenado libre: el texto es de responsabilidad del catalogador.
• Los campos pueden ser editables o no editables. Algunos campos de valores predefinidos permiten la modificación por el catalogador.