Objetivo: Orientar sobre procedimientos y estándares de llenado de campos de la Metodología LILACS para garantizar la calidad de los registros bibliográficos y la recuperación precisa de la documentación.
Público objetivo: Profesionales de los equipos editoriales de revistas científicas y técnicas indexadas en las bases de datos gestionadas con la Metodología LILACS.
Contenido: Metodológico
Fecha de creación: 3 de agosto de 2016
Fecha de actualización: 27/02/2024
Estoy comenzando a colaborar con LILACS-Express. ¿Qué necesito saber?
LILACS-Express es un proceso que permite la publicación rápida de los datos básicos y el texto completo de los documentos/artículos publicados.
Es importante tener en cuenta que:
Cuanto más completa y precisa sea la descripción del documento, mejor será su recuperación y la posibilidad de que sea visto por investigadores.
El registro bibliográfico está incompleto y es necesario indexar el documento con descriptores DeCS/MeSH, por lo que en la interfaz de búsqueda, cada artículo registrado por el equipo editorial aparece como LILACS-Express y no LILACS.
LILACS-Express no es una base de datos, sino un estado del registro que indica que no está completo y falta la revisión de catalogación y la indexación temática.
Cada artículo corresponde a un registro bibliográfico, por lo tanto, cada artículo debe enlazarse con el texto completo correspondiente y no con el fascículo completo.
El registro de artículos se realiza según su publicación en volúmenes y fascículos. Todos los artículos/registros (registro analítico) estarán organizados debajo del fascículo/volumen (registro fuente).
La cantidad total de artículos que cumplen con los criterios LILACS debe registrarse en el sistema, es decir, no puede haber menos registros en el sistema que en el fascículo/volumen original (impreso o electrónico).
Datos del fascículo
¿Cómo debe llenarse el campo del volumen del fascículo?
El volumen del fascículo debe registrarse en números arábigos. Si consta de más de un número, se registra el número correspondiente al primero y al último, separados por una barra (/).
Ejemplos:
2
123
10/11
¿Cómo debe llenarse el campo del número del fascículo?
El número del fascículo debe registrarse en algarismos arábigos. Si hay información complementaria como: número especial, número conmemorativo o suplemento, se debe registrar después del número del fascículo, separados por coma y sin espacio. Si el fascículo consta de más de un número, se registra el número correspondiente al primero y al último, separados por una barra (/).
Ejemplos:
a7
3, n.esp
supl.3
3, supl
2/3
2A
5, pt.1
¿Cómo debe llenarse el campo de la fecha de publicación del fascículo?
Este campo debe llenarse con la fecha de publicación del documento, no la fecha de inserción del fascículo en el sistema. Debe registrarse en el idioma del documento, omitiendo las preposiciones, y los meses deben abreviarse según la Tabla de Abreviaturas de Meses.
Ejemplos:
1993 sep. 2009
sep. 1992
ene.-mar. 2010
jul.-dic. 1993
nov. 1993-ene. 1994
6 de julio de 2000
| Mês | Espanhol | Francês | Inglês | Português |
|---|---|---|---|---|
| Janeiro | ene. | janv. | Jan. | jan. |
| Fevereiro | feb. | févr. | Feb. | fev. |
| Março | mar. | mars | Mar. | mar. |
| Abril | abr. | avril | Apr. | abr. |
| Maio | mayo | mai | May | maio |
| Junho | jun. | juin | June | jun. |
| Julho | jul. | juil | July | jul. |
| Agosto | ago. | aout | Aug. | ago. |
| Setembro | sept. | sept. | Sept. | set. |
| Outubro | oct. | oct. | Oct. | out. |
| Novembro | nov. | nov. | Nov. | nov. |
| Dezembro | dic. | déc. | Dec. | dez. |
Table of Month Abbreviations
¿Cómo debe llenarse el campo de la fecha de publicación normalizada del fascículo?
El registro de información en este campo está condicionado al llenado del campo Fecha de Publicación. La fecha de publicación normalizada debe ser registrada siguiendo la norma ISO 8601:1988, es decir, el año en los cuatro primeros dígitos y, solo si está presente en la fecha de publicación, el mes en los dos siguientes dígitos y el día en los dos últimos. Cuando no haya mes o día de publicación, llenar los espacios correspondientes con ceros. Según la mayoría de las normas de publicación adoptadas por los editores, las revistas científicas no presentan día de publicación, solo mes y año. Si la fecha se refiere a un período de tiempo, se registra la última del período.
Ejemplos:
Fecha de publicación: 2008, entonces Fecha normalizada: 20080000
Fecha de publicación: set. 2009, entonces Fecha normalizada: 20090900
Fecha de publicación: ene.-mar. 2010, entonces Fecha normalizada: 20100300
Autoría
Autor personal
Nombre de la persona responsable del contenido intelectual del artículo, acompañado de la institución a la que pertenece.
- Registramos el apellido y nombre por separado.
- No llenar el campo de «Responsabilidad» (En la Metodología LILACS, la ausencia de responsabilidad asume el grado de autor, que es lo que tenemos en artículos de revistas).
- Si hay más de un autor, haga clic en «Insertar Autor» para registrar los demás.
Dudas
¿Cómo se deben completar los campos de nombre y apellido del autor?
Normalmente, el campo de apellido de los autores debe llenarse con el último apellido del autor. Sin embargo, en casos donde aparezcan información como Filho, Neto, Júnior, también se debe registrar el apellido que precede a esta información. En el caso de nombres de autores en español, en el campo de apellido se debe registrar el apellido del medio, seguido del último.
¿Se debe incluir un punto después de los apellidos abreviados de los autores?
En los apellidos abreviados de los autores, el punto debe aparecer solo cuando la abreviatura esté entre dos nombres. Si el apellido abreviado está al final del campo, no se debe incluir el punto.
¿Qué es la afiliación del autor y cómo se debe completar este campo?
La afiliación es la institución a la que el autor está vinculado. En este campo se debe incluir el nombre de la institución y sus subdivisiones, que deben ser registradas en los diferentes niveles jerárquicos, del mayor al menor. Para agregar otro nivel jerárquico, haz clic en «Insertar Nivel Jerárquico».
En el campo de afiliación del autor, ¿cómo se debe registrar el nombre de la institución, por extenso o abreviado?
En el campo de afiliación, el nombre de la institución debe registrarse por extenso, excepto en casos donde solo aparezca la forma abreviada. En caso de que ambos formatos aparezcan en el documento, se prefiere el nombre por extenso.
¿Los datos sobre el cargo y/o nivel jerárquico del autor también deben registrarse en el campo de afiliación?
Los datos sobre el cargo (profesor, jefe, coordinador, etc.) y/o nivel académico del autor (estudiante de grado, maestría, doctorado, etc.) no deben registrarse en el campo de afiliación. Solo se deben registrar el nombre de la institución y sus subdivisiones.
¿Se debe registrar el nombre de la institución en el campo de afiliación incluso cuando el autor ya no tenga vínculo con ella?
No. En la afiliación, solo se registra el nombre de la institución cuando el autor aún trabaja o tiene algún vínculo con ella, es decir, cuando aparezcan informaciones como doctor/máster/licenciado por… el campo debe llenarse con la información s.af (sin afiliación). El nombre de la institución solo se registraría si aparecieran informaciones como doctorando/máster…, indicando que el autor aún tiene un vínculo con la institución.
En caso de que en el documento aparezcan más de una afiliación para un autor, ¿se deben registrar todas las instituciones a las que está vinculado?
Cuando un autor pertenezca a más de una institución, se debe colocar la primera institución que aparezca en el documento o preferiblemente la que esté ubicada en América Latina.
¿Qué significa la expresión s.af y cuándo se utiliza?
La expresión s.af significa sin afiliación y se utiliza para completar el campo de afiliación cuando el documento no proporciona información sobre la institución a la que el autor está vinculado. No se deben incluir espacios entre los términos s y af, ni un punto al final de la expresión.
¿Los campos de país y ciudad deben llenarse cuando en el campo de afiliación está registrada la información s.af?
No, si en el campo de afiliación está registrada la expresión s.af, entonces los campos de país y ciudad no deben llenarse.
¿Se pueden registrar las siglas de los estados en el campo de ciudad?
No, en el campo de ciudad no se deben registrar las siglas de los estados, solo los nombres de las ciudades.
Títulos y Notas
¿Cómo se deben registrar los títulos y subtítulos?
Las palabras del título y subtítulo deben registrarse según las reglas gramaticales, en minúsculas y solo con la primera palabra del título o nombres propios en mayúscula inicial. Los subtítulos deben separarse de los títulos por dos puntos y un espacio.
¿Se deben registrar todas las palabras clave del autor que figuran en el documento?
Sí, todas las palabras clave que figuran en el documento, en todos los idiomas, deben registrarse en el sistema. Cada palabra clave debe registrarse en un campo separado, indicando el idioma correspondiente. Para agregar más campos de palabras clave, haga clic en «Insertar Palabra Clave». Se recomienda que las palabras clave comiencen con mayúscula inicial.
¿Se pueden añadir palabras clave si el autor no las incluyó en el documento?
No, si el autor no ha incluido palabras clave en el documento, entonces ese campo no debe ser llenado.
¿Deben ser registrados todos los títulos si el documento está en varios idiomas?
Sí, en el caso de artículos que presenten títulos en varios idiomas, todos los títulos deben ser registrados en la secuencia indicada en el documento en el campo de Título Original. Se debe crear una nueva entrada usando la opción «Inserir Título» para cada uno, seleccionando el idioma correspondiente.
¿Cuándo se debe completar el campo de Título en Inglés?
El campo de Título en Inglés solo debe ser completado cuando el título no esté presente en ese idioma en el documento y haya sido traducido por la persona que está registrando el artículo en el sistema.
Resumen y enlace electrónico
¿Deben ser registrados todos los resúmenes que consten en el documento?
Sí, todos los resúmenes que consten en el documento, en todos los idiomas, deben ser registrados en el sistema, en el orden en que aparecen en el documento. Para añadir más campos de resúmenes, haga clic en «Inserir Resumo».
¿Cómo se debe completar el campo del enlace electrónico del documento?
El campo del enlace electrónico debe ser completado con la URL correspondiente al texto completo del artículo que se está describiendo, y no con la del sitio web de la revista o del sumario del fascículo, indicando el idioma del texto del documento.
¿Por qué debo proporcionar el texto completo de los artículos?
Proporcionar el texto completo de los artículos contribuye a una mayor visibilidad de la revista, brindando a los usuarios un acceso más rápido y, por ende, un mayor acceso a la revista. Además, contribuye al fortalecimiento de LILACS como el principal índice de referencia de la literatura técnico-científica en Ciencias de la Salud en América Latina y el Caribe de acceso abierto.
¿Puede ser insertada la URL del resumen si no se tiene la URL del texto c
ompleto del documento?
No, los documentos deben estar disponibles en texto completo.
¿Qué formatos de archivo del texto completo son aceptados por el sistema?
El sistema LILACS-Express acepta los formatos de archivo HTML y PDF del texto completo.
Si se tienen los formatos HTML y PDF, ¿se deben indicar ambos?
No, se debe dar preferencia al HTML.
Si se tiene el formato HTML publicado y también el PDF que se envió a la imprenta en un PC o servidor local, ¿se deben indicar ambos?
Sí, se debe indicar el HTML y cargar (subir) el PDF que quedará guardado en el servidor de LILACS. Es obligatorio que al menos uno de ellos esté disponible en el sistema.
Dudas generales
¿Se pueden dejar espacios antes o después del registro de la información en los campos?
No, no se deben dejar espacios en blanco al principio o al final de los campos, antes o después del registro de la información.
En algunos casos, al copiar y pegar las informaciones del documento online en los campos correspondientes del sistema, algunos caracteres son sustituidos por puntos de interrogación. ¿Qué se debe hacer en esos casos?
Algunos caracteres, como comillas y guiones, no son reconocidos cuando se copian y pegan nombres de autores, afiliaciones, resúmenes y títulos en los campos correspondientes, siendo reemplazados por un punto de interrogación. Para evitar que esto ocurra, los nombres de autores, afiliaciones, resúmenes y títulos deben ser copiados y pegados primero en un bloc de notas y luego recortados y pegados en los campos correspondientes.
¿Se debe incluir un punto al final después del registro de la información en los campos del sistema?
El único campo del sistema que permite incluir un punto al final después del registro de los datos es el campo de resumen. En ningún otro campo del sistema se debe incluir un punto al final.
¿Se pueden copiar las informaciones del documento directamente del sitio web de la revista o del PDF?
Sí, las informaciones del documento se pueden copiar directamente del sitio web de la revista o del PDF. Sin embargo, en algunos casos, al copiar y pegar las informaciones en los campos correspondientes del sistema, algunas palabras quedan juntas. En caso de que esto ocurra, se debe añadir manualmente un espacio entre ellas.
¿Las informaciones del documento se pueden registrar en mayúsculas (caja alta)?
No, las informaciones deben ser registradas en los campos correspondientes según las reglas gramaticales. Por lo tanto, solo se deben registrar en mayúsculas la primera letra de cada campo y las que indican nombres propios.
¿Cómo verificar si el fascículo enviado está en LILACS?
Para verificar si el fascículo enviado está en LILACS, accede a la dirección http://bases.bireme.br/cgi-bin/wxislind.exe/iah/online/?IsisScript=iah/iah.xis&base=LILACS&lang=p. En la base de datos de LILACS, haz clic en la opción Formulário avançado, ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla. En la pantalla del Formulário avançado, selecciona en el primer campo la opción Revista y haz clic en índice. Escribe el título de la revista y haz clic en Mostrar índices, manteniendo la opción de acceso permutado seleccionada. Selecciona el título de la revista y haz clic en Fascículos. Aparecerán todos los fascículos de la revista seleccionada que ya estén en LILACS. Selecciona el fascículo enviado y haz clic en la opción Pesquisar para que se muestren los registros referentes al fascículo buscado.
Un suplemento de revista con resúmenes de trabajos presentados en congresos puede ser incluido?
Sí, los suplementos con resúmenes de trabajos presentados en eventos científicos pueden ser incluidos en el sistema LILACS-Express. La diferencia radica en que, a diferencia de los artículos de revistas periódicas, no hacemos la descripción de cada resumen. Lo que hacemos es incluir un único registro que se refiera a todos los resúmenes, es decir, un registro del suplemento en su totalidad. En la práctica, la indexación de este suplemento debe realizarse de la siguiente manera:
Incluir un nuevo fascículo como de costumbre, proporcionando los datos del suplemento. Crear un nuevo artículo y, en la hoja de entrada de datos, completar:
- Autor institucional: indicar el nombre de la institución organizadora del evento. Si no se tiene esta información en el documento, llenar con «Anónimo».
- Autor personal: no completar.
- Título: completar con el nombre del evento tal como aparece en el documento. En algunos casos, aparece en el documento solo el nombre del evento; en otros casos, «Resúmenes del [nombre del evento]» o «Anales del [nombre del evento]». Ejemplos: (III Jornada de Iniciación Científica del INCA | Resúmenes del III Congreso de Académicos de la Asociación Paulista de Medicina | Resúmenes de los trabajos presentados en el XXIV Congreso Brasileño de Reproducción Humana | II Conferencia Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación en Salud: anales | Anales de la VIII Conferencia Nacional de Salud).
- Palabras clave: no completar.
- Resúmenes: no completar.
- Eventos: incluir los datos del evento. Al hacer clic en el signo de interrogación que abre la ayuda del sistema, observe que aquí el nombre del evento se incluye de manera diferente. (Ejemplo: Simposio de Plantas Medicinales en Brasil, 5).
Contenido histórico excluido debido a la discontinuidad del sistema LILACS-Express.
Estoy empezando a usar el sistema LILACS-Express. ¿Qué necesito saber?
Antes de comenzar a operar el sistema para la descripción de los fascículos, es importante saber que:
- Todos los campos del sistema cuentan con ayuda, es decir, textos que informan sobre el llenado correcto de cada campo. Para acceder a la ayuda, haga clic en el signo de interrogación al lado del campo.
- No es posible editar los datos del fascículo (volumen, número y fechas de publicación). Por lo tanto, antes de llenar estos datos, consulte a continuación las preguntas frecuentes sobre estos datos.
- Después de realizar la exportación del fascículo, como los datos quedan disponibles para la inclusión en la LILACS, no es posible editar los datos de los artículos. Por lo tanto, antes de exportar el fascículo, asegúrese de que toda la información esté correcta.
- Si su duda no está listada a continuación, por favor escríbanos a través del formulario de contacto.
¿Cómo funciona el sistema?
Puede obtener información sobre la funcionalidad del sistema en el Manual de Operación de LILACS-Express 1.0 (para profesionales de la información), a través de la dirección https://docs.bvsalud.org/biblioref/2018/05/883319/lilacs-express-v10-pt.pdf
No puedo acceder al sistema, ¿qué debo hacer?
En caso de no poder acceder al sistema, póngase en contacto con la Unidad LILACS de la BIREME a través del formulario de contacto.
