A indexação deve ser caracterizada sempre pelos seguintes princípios:
Precisão
O indexador deve selecionar termos que reflitam o conteúdo real de um documento para que uma pesquisa encontre informações ou discussões no documento sobre o assunto indexado com o termo DeCS.
Concordância
O indexador deverá limitar‑se fielmente ao conteúdo do DeCS e às diretrizes dadas pelas referências cruzadas. Deve-se seguir a hierarquia dos descritores e as regras que orientam o seu uso.
Coerência
O indexador deverá aplicar consistentemente as regras de indexação. Os descritores deverão ser usados sempre da mesma forma. Assim, o usuário poderá confiar em localizar os mesmos conceitos no mesmo lugar com um índice de previsibilidade razoável.
Imparcialidade
O indexador não pode predizer qual dos aspectos de um trabalho pode ser de interesse para este ou aquele usuário. Deve abster‑se de emitir avaliações ou opiniões pessoais enfocando todos os assuntos em todos os seus aspectos de forma imparcial e sem preconceitos. O documento em mãos é a maior autoridade sobre ele mesmo. Um indexador diligente é a segunda maior autoridade.
Especificidade
O DeCS proporciona tanto termos gerais como específicos. O indexador tem o compromisso de atingir o maior grau de especificidade possível. Se um documento trata especificamente de LEUCÓCITOS não deverá ser indexado com um descritor geral como SANGUE ou CÉLULAS SANGUÍNEAS.
Multiplicidade
O indexador atribuirá a cada documento os descritores que forem necessários para descrevê‑lo em todos seus aspectos. Isto é denominado indexação múltipla.
Fidelidade
Os descritores escolhidos pelo indexador devem reproduzir fielmente o conteúdo do documento. Assim, o usuário encontrará facilmente o documento de seu interesse pois o descritor selecionado o conduziu até a informação relevante que procurava.
Bom Senso
O indexador deverá omitir dados irrelevantes e não pertinentes, sem sacrificar a imparcialidade, especificidade, multiplicidade ou veracidade. Deve servir‑se da sua familiaridade com o assunto, o tipo de periódico no qual está publicado o artigo, sua qualidade, política editorial e qualquer outro aspecto do seu conhecimento ou experiência. Deve ser objetivo para julgar a parte substancial do texto digna de recuperação, abstendo‑se de avaliar o trabalho do autor.
Quando muitos descritores são discutidos num documento, pode não ser possível indexar cada um sem usar muita profundidade. A “regra de três” permite indexar acima de três termos relacionados. Se mais do que três termos relacionados estão para ser indexados, geralmente são cobertos por um termo único, mais geral, que é escolhido consultando as Hierarquias.
Por exemplo, em um documento sobre quimioterapia da doença celíaca, intolerância à lactose, doença de Whipple, síndrome do intestino curto, e doença de Crohn, o indexador pode precisar indexar vários medicamentos bem como as doenças, e, possivelmente, também as complicações causadas pelas doenças e os medicamentos. Se cada doença e cada droga fosse indexada, bem como todas as complicações, muitos termos seriam usados; assim, o indexador deve agrupar da seguinte maneira:
DOENÇA CELÍACA, INTOLERÂNCIA À LACTOSE, SÍNDROME DO INTESTINO CURTO e DOENÇA DE WHIPPLE estão na hierarquia abaixo de SÍNDROMES DE MALABSORÇÃO. Então esse descritor pode ser usado ao invés de indexar quatro termos.
Se, por alguma razão, ainda houver muita profundidade, SÍNDROMES DE MALABSORÇÃO e DOENÇA DE CROHN podem ser agrupadas com o termo ainda mais geral ENTEROPATIAS.
Em geral, não se indexa mais do que seis descritores Primários se um método de agrupamento puder ser seguido para escolher um descritor Primário que cubra três ou mais conceitos principais relacionados. Os termos específicos podem ainda ser indexados como descritores Secundários, se não houver muita profundidade.
