Deverão ser seguidas as seguintes etapas, numa sequência lógica, para cada documento a ser indexado:

• ler cuidadosamente e interpretar o título (atenção para o fato de que nem todos os conceitos do título podem ser o ponto principal, como, por exemplo, métodos de pesquisa rotineiros) ;
• ler a introdução até o ponto onde o autor menciona o propósito do documento e sua correlação com o título. Não deve-se tentar indexar a introdução pois, em geral, é uma apresentação de fatos conhecidos sobre o estudo em que está baseado;
• prestar atenção aos títulos de capítulos, seções, parágrafo, palavras de destaque no texto (maiúsculas, grifo, itálico), tabelas, gráficos, ilustrações, métodos de laboratório, relato de casos, etc.;
• selecionar para indexação somente os assuntos discutidos no documento e, portanto, de valor para sua recuperação, e não aqueles que são apenas mencionados;
• ler as conclusões do autor para determinar se atingiu os objetivos propostos. Valorizar as conclusões baseadas no texto, mas não indexar implicações ou sugestões para futuras aplicações. Não indexar declarações conclusivas que não tenham sido discutidas no texto;
• revisar as referências bibliográficas proporcionadas pelo autor como guia para confirmação de algum ítem;
• revisar o resumo, se existir, para verificar termos que possam ter sido esquecidos na indexação;
• Revisar as palavras-chaves dadas pelos editores ou autores, e somente incluí-las na indexação após verificar se os conceitos apresentados foram realmente discutidos no texto.
• verificar cuidadosamente os descritores atribuídos:

Os descritores principais representam o ponto focal do documento?

As coordenações apropriadas foram atribuídas?

Os elementos do título foram indexados?

Os descritores Secundários foram de fato discutidos, ou foram meramente mencionados?